Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...
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anche all’ipotesi <strong>di</strong> previsione <strong>di</strong> una maggior contribuzione da parte del<strong>la</strong> Società avantaggio dei Partner stessi.È demandato all’Organismo <strong>di</strong> autorizzare o richiedere <strong>la</strong> compi<strong>la</strong>zione <strong>di</strong> schede <strong>di</strong> evidenza<strong>per</strong> singole o<strong>per</strong>azioni o categorie <strong>di</strong> o<strong>per</strong>azioni specifiche, con le modalità che sono <strong>di</strong> voltain volta stabilite dall’Organismo.È inoltre demandato all’Organismo, in casi eccezionali che abbiano il connotato <strong>di</strong>emergenza e mancanza <strong>di</strong> valide alternative, stabilire deroghe all’osservanza del requisitodelle <strong>di</strong>chiarazioni a Consulenti, Partner. In ogni caso, tale deroga sarà possibile qualoral’Amministratore Delegato e l’Organismo abbiano maturato il motivato convincimento che <strong>la</strong>controparte e l’O<strong>per</strong>azione in questione non comportino concreti elementi <strong>di</strong> rischio. Lamotivazione <strong>di</strong> tale convincimento dovrà essere formu<strong>la</strong>ta <strong>per</strong> iscritto e conservata nel dossierre<strong>la</strong>tivo al Consulente o Partner in questione. L’Organismo esercita il <strong>controllo</strong> sulle suddettederoghe e <strong>di</strong> queste deroghe dovrà essere data evidenza nelle re<strong>la</strong>zioni annuali al Consiglio <strong>di</strong>Amministrazione.c) Consulenti e PartnerIn re<strong>la</strong>zione a ciascun Consulente o Partner coinvolto in qualsiasi O<strong>per</strong>azione, l’Organismo<strong>di</strong> Vigi<strong>la</strong>nza provvede ad ottenere <strong>la</strong> sottoscrizione <strong>di</strong> una <strong>di</strong>chiarazione sostanzialmenteconforme agli Allegati 3A e 3B (fatti salvi gli adattamenti che si rendano necessari odopportuni caso <strong>per</strong> caso, anche in re<strong>la</strong>zione alle caratteristiche del<strong>la</strong> re<strong>la</strong>tiva controparte),quale con<strong>di</strong>zione essenziale <strong>per</strong> <strong>la</strong> costituzione o <strong>la</strong> prosecuzione del rapporto con essi.A tal fine, l’Organismo <strong>di</strong> Vigi<strong>la</strong>nza istituisce un elenco dei Consulenti e Partner e cura <strong>la</strong>tenuta delle <strong>di</strong>chiarazioni da essi ri<strong>la</strong>sciate.d) Agenti, addetti alle ven<strong>di</strong>te, interme<strong>di</strong>ari e soggetti con mansioni simi<strong>la</strong>riIn re<strong>la</strong>zione agli agenti, agli addetti alle ven<strong>di</strong>te, agli interme<strong>di</strong>ari e ai soggetti con mansionisimi<strong>la</strong>ri, i Protocolli prevedono l’in<strong>di</strong>viduazione <strong>di</strong> un Responsabile che curi <strong>la</strong> tenuta, <strong>per</strong>ogni soggetto, <strong>di</strong> un fascicolo che contenga – in aggiunta al<strong>la</strong> documentazione contrattuale –l’in<strong>di</strong>cazione delle motivazioni che hanno portato al<strong>la</strong> scelta <strong>di</strong> tale soggetto, degli elementi<strong>di</strong> verifica assunti, del tipo <strong>di</strong> incarico conferito, del corrispettivo riconosciuto, <strong>di</strong> eventualicon<strong>di</strong>zioni partico<strong>la</strong>ri applicate, nonché dei rapporti <strong>per</strong>io<strong>di</strong>ci che tale soggetto invia al<strong>la</strong>Società in re<strong>la</strong>zione alle attività svolte.1.4.4 O<strong>per</strong>azioni a rischio specifico: obblighi <strong>di</strong> segna<strong>la</strong>zioneNell’ambito <strong>di</strong> una o più aree a rischio e con riferimento ad una o più o<strong>per</strong>azioni o categorie<strong>di</strong> o<strong>per</strong>azioni a rischio, i Protocolli in<strong>di</strong>viduano una o più categorie <strong>di</strong> o<strong>per</strong>azioni a rischiospecifico (ciascuna, <strong>di</strong> seguito, un’”O<strong>per</strong>azione RS”), in re<strong>la</strong>zione a cui, <strong>per</strong> loro natura,importo o altre caratteristiche soggettive od oggettive, il rischio <strong>di</strong> commissione <strong>di</strong> reatirilevanti ai sensi del Decreto e <strong>di</strong> conseguente responsabilità amministrativa a carico del<strong>la</strong>Società possa essere ritenuto partico<strong>la</strong>rmente significativo.I Protocolli prevedono che, <strong>per</strong> ogni singo<strong>la</strong> O<strong>per</strong>azione RS, almeno uno dei Responsabilicoinvolti nell’O<strong>per</strong>azione RS, o un soggetto ad esso <strong>di</strong>rettamente subor<strong>di</strong>nato, trasmettatempestivamente all’Organismo apposita segna<strong>la</strong>zione iniziale <strong>di</strong> avvio del processo a rischiore<strong>la</strong>tivo a tale O<strong>per</strong>azione RS nonché, qualora nel<strong>la</strong> segna<strong>la</strong>zione iniziale non sia già in<strong>di</strong>cata<strong>la</strong> data prestabilita <strong>di</strong> conclusione, apposita segna<strong>la</strong>zione finale <strong>di</strong> conclusione <strong>di</strong> taleprocesso. Da tali segna<strong>la</strong>zioni devono risultare almeno le seguenti informazioni:a) <strong>la</strong> descrizione dell’O<strong>per</strong>azione RS, con l’evidenziazione, sia pure a titolo in<strong>di</strong>cativo,del suo valore economico;b) se del caso, <strong>la</strong> Pubblica Amministrazione (incluso l’eventuale organo giu<strong>di</strong>ziario) ol’ente pubblico che è coinvolto o ha competenza nel<strong>la</strong> procedura che forma oggettodell’O<strong>per</strong>azione RS;56