Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

campioni alle strutture sanitarie pubbliche, i venditori registrino nel sistemainformativo i campioni consegnati a tali strutture e provvedano ad inviare insede i foglietti di scarico sottoscritti dalle stesse strutture, al fine di consentire insede controlli incrociati sulle quantità di campioni consegnati.16. negoziazione, stipulazione o esecuzione di contratti con incaricati di pubblicoservizio (es. contratti di consulenza o di ricerca con medici di strutturesanitarie pubbliche).I controlli standard speciali per la negoziazione, stipulazione o esecuzione di contratti conincaricati di pubblico servizio sono quelli di seguito indicati:−−−−−Documentazione: formalizzazione del ‘razionale scientifico’ al fine didocumentare e rendere trasparenti i motivi dell'attivazione della consulenza ed icriteri di scelta del consulente/opinion leader.Tariffario: adozione ed utilizzo di un tariffario standard per la definizione delcompenso da corrispondere al consulente.Richiami al Modello: inserimento nel contratto di consulenza della clausola dirispetto del Codice Etico adottato dalla Società, al fine di sanzionare eventualicomportamenti/condotte contrari ai principi etici.Autorizzazione: approvazione dell'iniziativa, nel rispetto del principio disegregazione delle funzioni, da parte del supervisore del soggetto che la attiva eda parte della funzione responsabile degli aspetti scientifici.Controlli: evidenza documentale del controllo sulla prestazione ricevuta, primadel benestare al pagamento, al fine di verificare la conformità al contratto e laqualità scientifica di quanto prodotto.17. gestione dei congressi e convegni.I controlli standard speciali per la gestione dei congressi e convegni sono quelli di seguitoindicati:−−−−−−Procedura: definizione di regole stringenti da rispettare nell'organizzazionedell'evento, relativamente a località, sede congressuale prescelta, duratadell'ospitalità, attinenza target medici invitati-argomento trattato, partecipazionedi medici stranieri, al fine di assicurare il rispetto dei vincoli normativi edevitare il c.d. ‘turismo congressuale.Eventi: possibilità di sponsorizzare i soli eventi congressuali attinenti lespecialità medicinali che prevedono l’accreditamento ECM, al fine di garantire ilcontenuto e la qualità scientifica degli stessi; in assenza di accreditamento ECM,devono essere stabiliti criteri per la definizione della qualità scientifica deglieventi congressuali sulla base di indicazioni di soggetti esterni indipendenti allasocietà.Controllo: controllo sul rispetto dei vincoli normativi e delle policy aziendalieffettuato, nel rispetto del principio di segregazione delle funzioni, in fase diapprovazione dell'iniziativa dal supervisore del soggetto aziendale che la attivaed in fase di presentazione della richiesta di autorizzazione al Ministero dellaSalute da parte della funzione responsabile degli aspetti scientifici.Selezione: selezione dei fornitori effettuata da due divisioni aziendali distinte edin base a criteri definiti a priori.Documentazione: evidenza documentale del processo di gara/selezione deifornitori utilizzati, al fine di garantire la trasparenza dell'assegnazionedell'incarico.Richiami al Modello: inserimento nel contratto con i provider/fornitori della86