Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

Relativamente all’attività sensibile “gestione di investimenti in relazione ad attivitàtransnazionali” gli standard di controllo sono i seguenti.A_2B_2C_2D_2E_2Liste di Riferimento: devono essere diffuse, al personale coinvolto nell’attività digestione degli investimenti, le Liste di Riferimento, stilate da organismi ufficiali, chepermettano di effettuare gli opportuni controlli prima di procedere all’investimento.Deve esistere apposita procedura che garantisca il tempestivo recepimento all’internodella Società delle disposizioni in materia.Istruttoria: qualunque investimento deve presupporre un’adeguata istruttoriadocumentata, cui partecipano e deliberano soggetti e funzioni diverse all'interno dellaSocietà, che consenta un’adeguata conoscenza della controparte, sempre laddovedetta controparte non sia già conosciuta dalla Società per essere operatore di rilievonazionale o internazionale ovvero per aver già intrattenuto rapporti con la Società.Procedura: deve esistere una procedura che determini i criteri di selezione,stipulazione ed esecuzione di accordi /joint venture con altre imprese estere per larealizzazione di investimenti.Occorre assicurare la trasparenza e tracciabilità degli accordi / joint venture con altreimprese estere per la realizzazione di investimenti.Deve essere adottato e attuato uno strumento normativo che annoveri:a) la verifica preventiva dei presupposti di carattere strategico, economico efinanziario nonché dell'attuabilità della proposta di investimento da parte di unorgano/unità;b) la verifica dei requisiti di onorabilità e professionalità dei partnercommerciali/finanziari;c) l'identificazione del responsabile della negoziazione degli accordi oggetto ditrattativa e di un altro soggetto che verifichi la conformità degli stessi rispettoalla proposta di investimento autorizzata;d) l'autorizzazione del soggetto che ha approvato la proposta di investimento in casodi modifiche/integrazioni ai termini e alle condizioni contenuti nell'accordostipulato.Relativamente all’attività sensibile “Gestione dei flussi finanziari e di transazionifinanziarie infragruppo e con controparti estere” gli standard di controllo sono i seguenti.A_3B_3C_3Procedura: deve esistere una procedura formalizzata per la gestione dei flussifinanziari che definisca, fra l’altro: i) ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti; ii)tipologie di transazioni eseguibili direttamente dalle varie funzioni aziendali; iii)controlli specifici e preventivi da applicarsi in casi, tassativamente previsti, in derogaalla normale procedura (es. pagamenti urgenti); iv) regole per la gestione dei flussifinanziari che non rientrino nei processi tipici aziendali e che presentino caratteri diestemporaneità e discrezionalità.Autorizzazione: deve esistere un’autorizzazione per la gestione e la movimentazionedei flussi finanziari dei soli soggetti muniti di apposita procura.Documentazione: devono esistere documenti giustificativi delle risorse finanziarieutilizzate, con motivazione e attestazione di inerenza e congruità, approvati daadeguato livello gerarchico ed archiviati.150