Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

−−−giudiziaria;rapporti preparati dai responsabili di altre funzioni aziendali nell’ambito della loroattività di controllo e dai quali possano emergere fatti, atti, eventi od omissioni conprofili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del Decreto;le decisioni relative alla richiesta, erogazione ed utilizzazione di finanziamenti pubblici;i prospetti riepilogativi degli appalti affidati a seguito di gare a livello nazionale,europeo o di trattativa privata ovvero notizie relative a commesse attribuite da entipubblici che svolgano funzioni di pubblica utilità.I Collaboratori e Dipendenti di Phadia saranno tenuti a comunicare all’Organismo completainformativa (con copia della documentazione in loro possesso) in relazione ai fatti sopraindicati, se relativa a se stessi ovvero ad altri Destinatari. La documentazione di supporto, nelcaso in cui non sia in possesso dei Dipendenti, è ricercata a cura dell’Organismo in forza deisuoi poteri ispettivi.Le competenti funzioni aziendali di Phadia trasmettono tempestivamente all’Organismocompleta informativa in relazione ai procedimenti svolti e alle eventuali sanzioni irrogate oagli altri provvedimenti adottati (ivi compresi i provvedimenti disciplinari verso iDipendenti), ivi inclusi gli eventuali provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti conle relative motivazioni.Per quanto concerne agenti, partner commerciali, consulenti, collaboratori esterni, ecc., ècontrattualmente previsto un obbligo di informativa immediata a loro carico nel caso in cuigli stessi ricevano, direttamente o indirettamente, da un dipendente/rappresentante dellaSocietà una richiesta di comportamenti che potrebbero determinare una violazione delModello.Periodicamente, l’Organismo di Phadia propone, se del caso, al Presidente eall’Amministratore Delegato di Phadia eventuali modifiche o integrazioni da apportare alpresente paragrafo 4.1.2.4.1.3 Linee di riportoNello svolgimento delle proprie attività, l’Organismo di Phadia riporta:a) al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale della Società, su baseperiodica (almeno semestrale 64 ), a mezzo della presentazione di una relazioneillustrativa del complesso delle attività dallo stesso svolte e dello stato di attuazionedel Modello (vedi par. 2.4);b) al Presidente del Consiglio di Amministrazione ed all’Amministratore Delegato dellaSocietà, su base continuativa, mediante la presentazione di rapporti scritti,concernenti aspetti puntuali e specifici della propria attività, ritenuti di particolarerilievo e significato nel contesto dell’attività di prevenzione e controllo. L’Organismodi Phadia potrà inoltre essere convocato dagli organi sopra menzionati ogni qualvoltasia dagli stessi ritenuto opportuno, per riportare in merito a specifici fatti odaccadimenti o per discutere di argomenti ritenuti di particolare rilievo nel contestodella funzione di prevenzione di reati.Inoltre, l’Organismo di Phadia potrà riferire agli organi sopra menzionati specifici fatti odaccadimenti, ogni qualvolta lo ritenga opportuno.Di regola, in caso di violazione del Modello da parte di uno dei membri del Consiglio diAmministrazione o del Collegio Sindacale, l’Organismo riporta a tali organi per l’adozione diadeguati provvedimenti, in conformità al successivo paragrafo 6.2.Peraltro, stante la necessità di garantire l’indipendenza dell’Organismo, laddove esso ritengache per circostanze gravi e comprovabili sia necessario riportare direttamente all’Assemblea64 Vedi in proposito quanto stabilito dalla Circolare di Confindustria del 12 Gennaio 2005, no. 18237.39