Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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2.2. Sintesi delle attività sensibili nella SocietàL’analisi dei processi aziendali della Società, svolta nel corso dell’elaborazione del Modello,ha consentito di individuare le attività nel cui ambito potrebbero astrattamente esserrealizzate le fattispecie di reato richiamate dagli articoli 24 e 25 del d.lgs. 231/2001.E’ opportuno distinguere tra attività sensibili e attività strumentali a quelle sensibili.Le attività sensibili sono quelle il cui compimento è correlato al rischio di commissione di unreato rilevante in considerazione della sussistenza di rapporti o contatti diretti tra la Società ela pubblica amministrazione.Le attività strumentali sono quelle il cui compimento è di supporto alle attività sensibili, invia propedeutica o esecutiva.In tutte le attività suddette, le funzioni primariamente coinvolte nelle relative operazionisono quelle della Amministrazione e Finanza /Risorse Umane, del Marketing e della funzioneVendite, che riportano all’Amministratore Delegato.2.2.1 Attività sensibiliLe attività sensibili individuate sono le seguenti:1. redazione e/o presentazione delle domande volte all’ottenimento da parte dellaSocietà di erogazioni pubbliche (nazionali e/o comunitarie, in forma di contributi,finanziamenti, sovvenzioni etc.);2. gestione e destinazione di contributi/sovvenzioni/finanziamenti concessi da EntiPubblici a favore della Società;3. gestione delle domande e dei rapporti con soggetti pubblici per l'ottenimento diautorizzazioni e licenze e altri provvedimenti amministrativi per l'esercizio delleattività aziendali;4. negoziazione, stipulazione o esecuzione di contratti e/o convenzioni con la PubblicaAmministrazione anche attraverso la partecipazione a procedure ad evidenzapubblica (aperte, negoziate o ristrette) o affidamenti diretti da parte di enti pubblici(es. ospedali, aziende sanitarie regionali e unità sanitarie locali);5. negoziazione, stipulazione ed esecuzione di contratti con la PubblicaAmministrazione o altri enti i cui dipendenti possano qualificarsi come pubbliciufficiali o incaricati di pubblico servizio;6. gestione rapporti con autorità di pubblica sicurezza o altre autorità pubbliche nelnormale svolgimento di attività aziendali (es. Enti Pubblici Locali, Ministeri,Autorità Militari);7. gestione dei rapporti con Autorità Pubbliche di Vigilanza o Regolamentazione (es.Autorità Garante per la Concorrenza e il Mercato; Consob; Banca d’Italia, UIC,Ministeri; Autorità Garante per la protezione dei dati personali);8. attività relativa agli adempimenti INPS, INAIL, Ispettorato del lavoro;9. gestione di software di soggetti pubblici o forniti da terzi per conto di soggettipubblici e collegamenti telematici (in entrata e in uscita) o trasmissione di dati susupporti informatici a soggetti pubblici – in particolare per l’invio di materiale per legare e in materia societaria e fiscale;10. gestione dei rapporti con pubblici ufficiali stranieri di paesi membri della ComunitàEuropea o di altri Stati Esteri in relazione a gare, permessi licenze e autorizzazioni osovvenzioni;11. gestione dei rapporti con pubblici ufficiali stranieri di paesi membri della ComunitàEuropea o di altri Stati Esteri in relazione a controlli;12. gestione dei contenziosi e controversie giudiziarie di qualsiasi genere, grado ogiurisdizione nei quali sia coinvolta a qualsiasi titolo la società;76
13. gestione degli omaggi e delle spese di rappresentanza / gestione delle erogazioniliberali destinate alla Pubblica Amministrazione (es. a favore delle strutture sanitariepubbliche);14. gestione dell’attività di supporto e relativi adempimenti in caso di ispezioni everifiche da parte della P.A., anche in materia fiscale (es. Guardia di Finanza);15. gestione e distribuzione dei campioni di prodotti (anche nell’ambito del servizio diritiro e spedizione di campioni diagnostici);16. negoziazione, stipulazione o esecuzione di contratti con incaricati di pubblicoservizio (es. contratti di consulenza o di ricerca con medici di strutture sanitariepubbliche);17. gestione dei congressi e convegni.Con riferimento alla attività n. 1, 2, 10 e 11 si ritiene opportuno precisare che le stesse sonostate mantenute nell’elenco, anche se in seguito all’effettuazione delle interviste con lepersone chiave è emerso che la Società non svolge tali attività. La decisione è motivata dalfatto che, sebbene tali attività non risultino attualmente svolte in concreto, ben potrebbeesserlo nell’ambito dell’attività della Società, la quale si è organizzata per gestire taleeventualità.2.2.2 Attività strumentaliLe attività strumentali individuate sono le seguenti:1. gestione dei flussi finanziari in entrata ed in uscita;2. gestione, ricezione e/o movimentazione di flussi di denaro ovvero altre risorsefinanziarie provenienti dai clienti della Società;3. gestione dell’attività relativa ad azioni di recupero di crediti insoluti;4. gestione dei rapporti con consulenti in materia tecnico-finanziaria, legale o altro tipo;5. selezione e gestione dei rapporti con imprese fornitrici di beni e servizi della società;6. selezione e assunzione di personale dipendente (ivi compreso personale appartenentealle categorie protette o la cui assunzione è agevolata);7. selezione e gestione di agenti /procacciatori d’affari /intermediari e collaboratori chesvolgono ruoli analoghi;8. gestione dei rapporti con i legali della società o di eventuali controparti incontroversie giudiziarie;9. utilizzazione e impiego di beni della Società a scopo di pubblicità esponsorizzazione.2.3. Standard di controllo speciali relativi a soggetti che intrattengono rapporti conla pubblica amministrazioneGli standard di controllo speciali da applicare in relazione a soggetti che intrattengonorapporti con la pubblica amministrazione sono i seguenti:Adivieto di intrattenere rapporti con la pubblica amministrazione in autonomia:nessun soggetto può intrattenere rapporti con la pubblica amministrazione da solo eliberamente. A tale fine:−−Presenza di almeno un’altra persona di pari livello organizzativo: deveessere presente almeno un’altra persona di pari livello nelle fasi piùimportanti della relativa attività (ad es. Trattative, accordi contrattuali,transazioni, ispezioni o audizioni, accertamenti, etc.).Report: devono esistere report/verbali dettagliati per ogni singola operazione77
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