Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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Le procedure interne sono caratterizzate dalla separazione delle funzioni di decisione,attuazione e controllo, con adeguata formalizzazione e documentazione delle fasi dei relativiprocessi funzionali.L’elenco delle procedure interne di volta in volta adottate dalla Società è riportato inAllegato 1. Tale elenco è aggiornato a cura dell’Organismo di Vigilanza su base almenosemestrale, anche su segnalazione dei responsabili di funzione in sede di adozione di nuoveprocedure o modifica di quelle esistenti.1.3 Sistema delle deleghe e dei poteri di firma, regolamento di spesa1.3.1 In generaleLa Società si è dotata del sistema di poteri interni (cd. deleghe) ed esterni (cd. poteri di firma)illustrato nei documenti qui di seguito indicati, nelle versioni di volta in volta vigenti,disponibili agli atti della società ed accessibili da chiunque abbia legittimo interesse:(i) Statuto;(ii) Organigramma con descrizione delle relative responsabilità funzionali (quellovigente alla data di adozione del presente Modello è riportato al paragrafo 2.0.3della parte generale del Modello);(iii) Deleghe (ad efficacia interna);(iv) Poteri di firma (ad efficacia esterna);(v) Libro firme / repertorio delle procure Speciali.Il consiglio di amministrazione è l’organo competente a conferire ed approvare qualsiasidelega o potere di firma, i quali vengono assegnati in coerenza con le responsabilità diciascun soggetto, con puntuale indicazione delle soglie di approvazione delle spese.Le deleghe e le procure sono formalizzate per iscritto.Le deleghe sono comunicate mediante lettere di incarico dalla Società al destinatario, firmateper accettazione da quest’ultimo.Le procure sono conferite mediante atti notarili, comunicate al destinatario e registrate pressoil competente ufficio del registro delle imprese.Ciascun atto di delega o potere di firma reca le seguenti indicazioni:− soggetto conferente e fonte del suo potere;−−soggetto delegato o procuratore, con esplicito riferimento alla funzione ad essoattribuita ed il legame tra deleghe e procure a lui conferito e la posizione da essoricoperta nell’organigramma aziendale;oggetto della delega e procura, con elencazione degli atti per cui la delega o procuraviene conferita;− limiti di valore entro cui il delegato o procuratore è legittimato ad esercitare i poteri alui conferiti.Il complesso della documentazione sopra indicata è tenuto e aggiornato a cura della funzionedel personale.1.3.2 DelegheIl sistema delle deleghe adottato dalla Società di volta in volta viene recepito in undocumento da conservarsi a cura della funzione del personale, da tenersi aggiornato a cura ditale funzione in caso di successive modifiche. Il sistema delle deleghe è caratterizzato dallaallocazione di ciascuna delega al soggetto dotato delle necessarie competenze.c) Poteri di firma52
Il sistema dei poteri di firma è in ogni momento caratterizzato dal conferimento di poteri difirma ai soggetti dotati delle necessarie competenze ed è coerente con il sistema delle delegheinterne.d) Poteri di firma operativiLa documentazione che riporta i poteri di firma operativi è conservata dalla funzione delpersonale ed è aggiornata a cura della stessa in caso di successive modifiche.1.3.3.2 Poteri di firma bancariLa documentazione che riporta i poteri di firma bancari è conservata dalla funzione delpersonale ed è aggiornata a cura della stessa in caso di successive modifiche.Inoltre, il sistema dei poteri di firma bancari è caratterizzato da meccanismi di doppia firmaper quanto attiene alle operazioni di maggiore rilevanza, secondo quanto di volta in voltadefinito dai regolamenti interni.1.3.4 Gestione delle risorse finanziarie: regolamento di spesaLa Società si dota di un regolamento che disciplina le procedure per autorizzare l’esecuzionedi qualsiasi pagamento alla o da parte della Società, in relazione ad operazioni a rischio per ifini del presente Modello, ispirato al principio generale che la funzione che autorizzal’esecuzione del pagamento o dell’incasso, previa verifica della sussistenza di adeguata causaed evidenza documentale, sia diversa da quella che decide la relativa operazione.1.4 Protocolli1.4.1 Operazioni a rischioPer operazione a rischio (ciascuna, di seguito, un’”Operazione”) si intende qualsiasioperazione il cui compimento richiede l’esecuzione di una “attività sensibile” nell’ambitodella quale si può, pertanto, verificare una delle “occasioni di reato”, secondo quanto sarà divolta indicato nel presente documento con riferimento a ciascun reato rilevante.1.4.2 Adozione di Protocolli per ciascuna Operazione o categoria di OperazioniIn attuazione degli standard di controllo indicati in ciascuna sezione del presente documentocon riferimento a ciascun gruppo di reati rilevanti, il compimento di ciascuna Operazione èregolato da protocolli, che disciplinano i processi a rischio coinvolti in tale Operazione (i“Protocolli”).I Protocolli sono adottati dall’organo amministrativo, sentite le funzioni aziendali interessatee previo parere del Collegio Sindacale e dell’Organismo di Vigilanza. L’organoamministrativo valuta periodicamente l’adeguatezza dei Protocolli, nell’ambitodell’espletamento dei propri doveri.Di regola, i Protocolli sono disciplinati nel regolamento di spesa e/o nei regolamentiappositamente emanati per disciplinare le procedure interne relative a ciascuna categoriaomogenea di Operazioni, mediante apposite circolari al personale interessato.L’Organismo di Vigilanza tiene un elenco aggiornato dei Protocolli di volta in volta emanaticon riferimento a ciascuna categoria omogenea di Operazioni e provvede ad assicurareadeguata conoscenza degli stessi da parte dei Responsabili coinvolti nelle relativeOperazioni.Ciascuno dei Responsabili, come di seguito definiti, porta i Protocolli relativi alle Operazioniin cui è coinvolto a conoscenza del personale impiegato nelle funzioni aziendali cui èpreposto e ne esige il rispetto.53
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