Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

Amministrativo, l’Organismo riferisce al comitato per il controllo interno (se esistente), alconsiglio di amministrazione e/o al collegio sindacale;− dagli accertamenti svolti dall’Organismo emergano elementi che fanno risalire lacommissione di reati societari (o il tentativo di commissione di tali reati) alla società direvisione, al comitato per il controllo interno (se esistente), al consiglio diamministrazione e/o al collegio sindacale,l’Organismo riferisce a quelli tra tali organi che non siano non coinvolti nell’illecito, nonchéall’azionista di riferimento della Società.(b) ProcedureLe procedure interne della Società per la formazione del bilancio e delle comunicazionisociali ai soci e al pubblico, nonché alle informazioni destinate ai soci, agli organi sociali dicontrollo a alle società di revisione, devono essere conformi alle seguenti prescrizioniminime.Ai fini delle seguenti procedure, la trasmissione di dati e documenti da un soggetto ad unaltro implica l’assunzione di responsabilità del soggetto trasmittente in merito alla veridicità ecompletezza dei dati e dei documenti trasmessi.A) Per quanto concerne il Bilancio:(i) Il Responsabile Amministrativo fornisce ai dipendenti interessati istruzioniche individuano i dati e le notizie che debbono essere forniti al ResponsabileAmministrativo (ad es, prospetto delle fatture da ricevere); a tal fine, ilResponsabile Amministrativo cura o monitora, con la collaborazione dellealtre funzioni aziendali competenti, la formazione o l’ aggiornamento dellerisorse umane deputate alla formazione del bilancio;(ii) I dipendenti interessati trasmettono i dati e le notizie di loro competenza alResponsabile Amministrativo;(iii) il Responsabile Amministrativo coordina la predisposizione della bozza dibilancio;(iv) il Responsabile Amministrativo consegna la bozza di bilancioall’Amministratore Delegato, agli altri consiglieri, ai sindaci, ai competenticomitati interni se esistenti, nonché all’Organismo di Vigilanza, con congruoanticipo (di regola, almeno sette giorni prima) rispetto alla riunione delconsigli di amministrazione convocato per l’approvazione di tale bozza;(v) almeno tre giorni prima della riunione del consiglio di amministrazioneconvocata per l’approvazione del bilancio, il Responsabile Amministrativo siriunisce con l’Organismo, il collegio sindacale e con la società di revisioneper esaminare la bozza di bilancio (incluse le bozze di relazione redatte dagliamministratori e dai sindaci);(vi) il segretario della riunione del consiglio di amministrazione che approva labozza di bilancio con modifiche rispetto alla versione ad esso sottopostainforma l’Organismo di quanto precede, trasmettendogli la bozza modificataunitamente ad una indicazione motivata delle modifiche apportate;(vii) il giudizio sul bilancio (o attestazione similare, sufficientemente chiara edanalitica) da parte della società di revisione, ove esistente, è trasmessoall’Organismo, agli amministratori ed ai sindaci nonché al comitato per ilcontrollo interno se esistente, non appena disponibile;(viii) l’amministratore delegato sottoscrive c.d. lettera di attestazione o di manlevarichiesta dalla società di revisione, ove esistente. La lettera deve essere altresìsiglata dal Responsabile Amministrativo e messa a disposizione dei membridel consiglio di amministratore e del collegio sindacale.(B) Per quanto concerne le comunicazioni sociali115