Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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massima correttezza nella redazione delle altre comunicazioni imposte o comunquepreviste dalla legge e dirette ai soci o al pubblico. Tali regole devono prevedere chenelle comunicazioni vengano inserite informazioni chiare, precise, veritiere e complete.Relativamente all’attività sensibile inerente alla gestione dei “rapporti con il collegiosindacale, società di revisione e altri organi societari” gli standard di controllo specialisono i seguenti.A_2 Regole di comportamento: devono esistere direttive che sanciscano l’obbligo allamassima collaborazione e trasparenza nei rapporti con la società di revisione, ilcollegio sindacale e altri organi societari.B_2 Selezione della società di revisione e sua indipendenza nel mandato: devonoesistere disposizioni aziendali, che regolamentino le fasi di selezione della società direvisione contabile, e devono esistere regole per mantenere l'indipendenza della societàdi revisione, nel periodo del mandato.C_2 Verifiche: il collegio sindacale deve verificare il grado di indipendenza della società direvisione alla luce delle regole e criteri fissati per la selezione e valutazione dellasocietà di revisione.D_2 Obbligo di informativa verso l’Organismo di Vigilanza: comunicazione sistematicaall’Organismo di Vigilanza di ogni richiesta di informazioni o documentazionericevute dall’organo amministrativo o dai suoi delegati e provenienti dai soci, da altriorgani sociali o dalla società di revisione.E_2 Riunioni tra gli organi deputati al controllo (società di revisione, Internal Audit ecollegio sindacale): devono svolgersi riunioni tra gli organi deputati al controllo aventiad oggetto la verifica sull’osservanza della normativa societaria nonché il rispetto deicomportamenti conseguenti da parte del management e dei dipendenti della società.F_2 Obbligo di trasmettere sistematicamente all’Organismo di Vigilanza i seguentidocumenti: (i) copia del verbale delle riunioni di cui sopra tra la società di revisione,Internal Audit e collegio sindacale, (ii) comunicazione di qualsiasi incarico conferitoalla società di revisione o a società ad essa collegate, diverso da quello concernente lacertificazione del bilancio; (iii) valutazioni in merito alla scelta della società direvisione.G_2 Obbligo di trasmettere alla società di revisione con congruo anticipo tutti idocumenti relativi agli argomenti posti all’ordine del giorno delle riunionidell’assemblea o del consiglio di amministrazione sui quali debba esprimere un parereai sensi di legge o in base a regolamenti interniH_2 Report: deve esistere l’obbligo di riporto bimestrale al collegio sindacale sulleinformazioni richieste dalla e rese alla società di revisione e l’obbligo di riportoperiodico al vertice sullo stato dei rapporti con le società di revisione da parte deiservizi istituzionalmente deputati ai rapporti con tali soggetti.I_2 Tracciabilità: deve essere garantita la tracciabilità di fonti e informazioni nei rapporticon soci, collegio sindacale e società di revisione.Gli standard di controllo che che fanno riferimento alla società di revisione si applicano solose ed in quanto una società di revisione sia stata nominata dalla Società.Relativamente all’attività sensibile inerente ad “operazioni su azioni e quote proprie,operazioni sul capitale e destinazione degli utili”, gli standard di controllo speciali sono iseguenti.A_3 Utili e riserve: esistenza di una procedura che regolamenti la predisposizione di unarelazione per il consiglio di amministrazione che giustifichi la distribuzione di utili eriserve nel rispetto di quanto previsto dalla legge.B_3 Documentazione: adeguata giustificazione, documentazione e relativa archiviazione dieventuali modifiche apportate alla bozza di bilancio/situazioni infrannuali da partedell’amministratore delegato e del consiglio di amministrazione con particolareriferimento agli utili ed alle riserve.112
C_3 Procedure: devono esistere procedure autorizzative per acquisiti e vendite di azioniproprie e/o di altre società (esistenza di una procedura per la valutazione,autorizzazione e gestione delle operazioni sul capitale). Deve esistere una procedurache regolamenti la predisposizione di una relazione per il consiglio di amministrazioneche giustifichi la distribuzione di utili e riserve nel rispetto di quanto previsto dallalegge.D_3 Operazioni straordinarie: devono esistere procedure chiare ed esaustive chedisciplinino le operazioni di riduzione del capitale sociale, fusione e scissionesocietaria.E_3 Regole: devono esistere regole formalizzate che identifichino ruoli e responsabilità,relativamente alla tenuta, conservazione e aggiornamento del fascicolo di bilanciodall'approvazione del consiglio di amministrazione al deposito e pubblicazione (ancheinformatica) dello stesso fino alla relativa archiviazione.F_3 Obbligo di informativa: deve esistere un obbligo di informativa e di segnalazione agliorgani deputati nel caso di iniziative di operazioni sul capitale o di compravendita diazioni della società.Relativamente all’attività sensibile inerente la “attività di preparazione delle riunioniassembleari, svolgimento e verbalizzazione delle assemblee”, gli standard di controllospeciali sono i seguenti:A_4 Obblighi informativi: deve esistere una disposizione aziendale formalizzata cheidentifichi ruoli e responsabilità relativamente agli obblighi informativi, ove esistenti,della Società con riferimento alla stipulazione di patti parasociali.B_4 Procedure autorizzative: esistenza di un flusso autorizzativo strutturato in materia dipredisposizione di progetti, prospetti e documentazione da sottoporre allaapprovazione dell’Assemblea.C_4 Regolamento assembleare: deve essere adottato un regolamento assembleare, che siaadeguatamente diffuso agli azionisti.D_4 Regole per l’esercizio: devono essere definite regole formalizzate per il controllodell'esercizio del diritto di voto e per il controllo della raccolta ed esercizio delledeleghe di voto.E_4 Gestione del verbale d’assemblea: deve esistere una disposizione aziendale chiara eformalizzata che identifichi ruoli e responsabilità relativamente alla trascrizione,pubblicazione ed archiviazione del verbale dell’Assemblea.Relativamente all’attività sensibile inerente le “comunicazioni alle Autorità di vigilanza egestione dei rapporti con le stesse”, gli standard di controllo speciali sono i seguenti.A_5 Tracciabilità, archiviazione e segnalazioni nelle ispezioni: deve esistere unadisposizione aziendale per l’identificazione di un soggetto/Funzione responsabile per lagestione dei rapporti con l’autorità di vigilanza in caso di ispezioni, appositamentedelegato dai vertici aziendali. Tale disposizione aziendale deve disciplinare anche lemodalità di archiviazione, la tracciabilità delle informazioni fornite, nonché l'obbligo disegnalazione iniziale e di relazione sulla chiusura delle attività.B_5 Tracciabilità ed archiviazione nelle comunicazioni scritte: il soggetto/l’Unità cheredige le comunicazioni scritte alle autorità di vigilanza deve assicurare la tracciabilitàdelle relative fonti e degli elementi informativi, nonché l’archiviazione delle relativerichieste pervenute.C_5 Report: obbligo di report periodico all’Alta Direzione sullo stato dei rapporti con leautorità di vigilanza da parte dei soggetti/Unità istituzionalmente deputati ai rapporticon tali soggetti.113
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PARTE GENERALE2
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Codice penale- malversazione a dann
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immedesimazione tra ente e soggetti
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d.lgs. 231/2001 consente al giudice
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(iv) sussistendo i casi e le condiz
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dei soci della Società informazion
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2104, comma 2, del codice civile; o
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Le procedure interne sono caratteri
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Presupposto della condotta è l’a
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