Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

− Monitoraggio periodico: monitoraggio periodico volto a garantire il persisteredelle condizioni in base alle quali è stata ottenuta l'autorizzazione e la tempestivacomunicazione alla PA di eventuali cambiamenti.− Scadenziario: monitoraggio tramite appositi scadenzari delleautorizzazioni/licenze ottenute al fine di richiedere il rinnovo delle stesse nelrispetto dei termini di legge.4. negoziazione, stipulazione o esecuzione di contratti e/o convenzioni con laPubblica Amministrazione anche attraverso la partecipazione a procedure adevidenza pubblica (aperte, negoziate o ristrette) o affidamenti diretti da parte dienti pubblici (es. ospedali, aziende sanitarie regionali e unità sanitarie locali);5. negoziazione, stipulazione ed esecuzione di contratti con la PubblicaAmministrazione o altri enti i cui dipendenti possano qualificarsi come pubbliciufficiali o incaricati di pubblico servizio (es. medici).I controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Procedura: formalizzazione di una procedura per la partecipazione e gestione dicontratti pubblici: i) il coinvolgimento di più funzioni aziendali nellapredisposizione di offerte inviate a soggetti pubblici, in funzione delle relativecompetenze, ii) poteri di firma congiunta per la firma dei contratti pubblici, iii)formalizzazione delle verifiche necessarie per determinare l’ammissibilità dellaSocietà alla gara; iv) accesso ristretto alla documentazione inerente a contrattipubblici alle sole persone che ne abbiano necessità in considerazione delle lorofunzioni aziendali, v) controllo formale dei provvedimenti pubblici diaffidamento con il contenuto delle offerte; vi) costante monitoraggio da partedelle funzioni aziendali interessate, dei prezzi praticati alla pubblicaamministrazione.− Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sono legittimatiad intrattenere rapporti con gli enti pubblici aggiudicatori. Esclusione esplicitanel sistema delle procure della “richiesta di denaro o altra utilità a terzi”.− Limiti di autorizzazione: le fasi del processo di vendita devono essereapprovate secondo uno schema che definisca i livelli autorizzativi sulla basedelle caratteristiche economiche/tecniche del progetto.− Controlli preventivi: (i) effettuazione di studi di fattibilità per la verifica delpossesso dei requisiti richiesti dalla legge per l’affidamento del contratto;controlli sulla documentazione allegata alle offerte al fine di garantire lacompletezza, accuratezza e veridicità dei dati comunicati alla PA.− Verifica di conformità: verifica della conformità tra il materiale promozionalefornito dalla Società e le caratteristiche indicate nell’offerta presentata dallastessa.− Ruoli/Responsabilità: l’attribuzione formale di poteri interni/responsabilità (es.attraverso deleghe di funzione e disposizioni/comunicazioni organizzative) deveessere fatta verso i soggetti che istituzionalmente intrattengono tali rapporti consoggetti pubblici.− Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sono legittimatiad intrattenere rapporti con gli enti pubblici eroganti. Esclusione esplicita nelsistema delle procure della “richiesta di denaro o altra utilità a terzi”.− Accesso ristretto: accesso ristretto a determinati soggetti aziendali, chiaramenteidentificati, al sistema informatico utilizzato per la predisposizione dell'offerta digara, al fine di impedire manipolazioni dei dati da trasmettere all'Ente appaltante.81