Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

evisione è previamente autorizzato a firma congiunta tra il Responsabile Amministrativo el’amministratore delegato.3.7.2 Rapporti con le autorità pubbliche di vigilanza(a) Responsabile dei rapporti con le autorità pubbliche di vigilanzaL’amministratore delegato della Società, o un dirigente da questi incaricato, individua periscritto il dipendente incaricato di intrattenere i rapporti con il le autorità pubbliche divigilanza (il “Responsabile”).Tale soggetto:(i) ha un inquadramento di livello non inferiore a quadro;(ii) è in possesso dei requisiti soggettivi per la partecipazione a gare pubbliche ed inparticolare quelli in materia antimafia;Il Responsabile costituisce il soggetto referente e responsabile per i rapporti con le autorità divigilanza nell’ambito dell’organizzazione interna della Società.(b) ProcedureQualsiasi rapporto è motivato e gestito in modo unitario, solo ed esclusivamente dalResponsabile o da persona da questi delegata per iscritto per singoli atti o pluralità di attiomogenei nell’ambito della stessa operazione.Ai soli fini procedurali interni e senza pregiudizio dei poteri di firma singola eventualmenteconferiti tramite procura generale o speciale alle competenti funzioni della Società o a suoiconsulenti, difensori o avvocati, qualsiasi atto diretto alle autorità di vigilanza è previamenteautorizzato a firma congiunta tra il Responsabile e l’amministratore delegato.Il Responsabile tiene a disposizione dell’Organismo la documentazione di supporto relativaai rapporti con le autorità di vigilanza e lo informa di qualsiasi richiesta di ispezione ocontrollo e, con cadenza periodica almeno annuale, trasmette all’Organismo una relazionescritta sui rapporti intercorsi.3.7.3 Operazioni straordinarieQualsiasi operazione societaria di carattere straordinario (ivi incluse le operazioni di aumentoo riduzione del capitale sociale, fusione o scissione) è deliberata ed attuata dagli organisociali competenti per legge o statuto, sulla base di apposita documentazione redatta a curadel Responsabile Amministrativo.Il Responsabile Amministrativo trasmette all’Organismo bozza della suddettadocumentazione, nonché copia di quella approvata dai competenti organi sociali, conindicazione delle eventuali modifiche apportate in corso di approvazione da parte degli stessi.3.7.4 Informazioni privilegiateLa Società adotta un regolamento per il trattamento delle eventuali informazioni privilegiate(nella nozione di cui all’art. 114 d. lgs. n. 58/98), che preveda i seguenti requisiti minimi:(i) i soggetti responsabili nonché quelli incaricati del trattamento di informazioniprivilegiate sono individuati per iscritto dall’amministratore delegato e dai rispettiviresponsabili di funzione;(ii) tutti i soggetti incaricati sottoscrivono idoneo impegno di riservatezza;(iii) le informazioni privilegiate sono identificate come tali e possono essere trasmessesolo a soggetti autorizzati a riceverle, che abbiano idoneo impegno di riservatezza; latrasmissione avviene mediante messaggi criptati se in via telematica o in plichisigillati se in via cartacea.117