Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

−clausola di rispetto del Codice Etico adottato dalla Società, al fine di sanzionareeventuali comportamenti/condotte contrari ai principi etici.Autorizzazione: necessità di autorizzazione formale di eventuali spese extra(rispetto al preventivo approvato) sostenute nel corso dell'iniziativa congressualee controlli delle spese a consuntivo al fine di portare all'attenzione delManagement eventuali scostamenti rilevanti rispetto al preventivo, che possanofalsare i criteri di aggiudicazione della gara.2.4.2 Attività strumentali1. gestione dei flussi finanziari in entrata ed in uscita2. gestione, ricezione e/o movimentazione di flussi di denaro ovvero altre risorsefinanziarie provenienti dai clienti della SocietàI controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:−−−−−−−−−−−−Procedura: formalizzazione di una procedura per la gestione dei flussifinanziari che definisca, fra l’altro: i) ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti;ii) tipologie di transazioni eseguibili direttamente dalle varie funzioni aziendali;iii) controlli specifici e preventivi da applicarsi in casi, tassativamente previsti,in deroga alla normale procedura (es. pagamenti urgenti); iv) regole per lagestione dei flussi finanziari che non rientrino nei processi tipici aziendali e chepresentino caratteri di estemporaneità e discrezionalità; (v) controlli delladocumentazione aziendale e, in particolare, delle fatture passive (la pratica piùdiffusa per procurarsi la provvista per corrompere è l’utilizzazione di fatture peroperazioni inesistenti).Autorizzazione e poteri: solo soggetti dotati di apposita procura sonolegittimati alla gestione e movimentazione dei flussi finanziari.Documentazione: devono esistere documenti giustificativi delle risorsefinanziarie utilizzate, con motivazione e attestazione di inerenza e congruitàapprovati da adeguato livello gerarchico ed archiviati.Preventivi e consuntivi: programmazione dei flussi economico-finanziari subase annuale.Spese rimborsabili: definizione delle spese rimborsabili (tipologia e limiti).Note spese: gestione delle note spese con specifiche funzioni di approvazionegerarchica da parte del supervisore previo controllo di merito.Campionamenti: controllo di adeguatezza procedurale, di completezza eaccuratezza dei giustificativi su base campionaria.Utilizzo di carte di credito aziendali: regolate da specifiche procedure per ilpagamento delle spese rimborsabili.Segregazione: concorrenza di più soggetti responsabili alla definizione dellerisorse disponibili e degli ambiti di spesa, con l’obiettivo di garantire la costantepresenza di controlli e verifiche incrociati su un medesimo processo/attività,volta tra l’altro a garantire una adeguata segregazione delle funzioni.Scostamenti: verifica mensile degli scostamenti tra i risultati effettivi e quellifissati nel budget; analisi delle cause degli scostamenti e necessità diautorizzazione delle differenze da parte dell'adeguato livello gerarchico.Conti correnti: apertura di conti correnti solo mediante doppia firma e in paesiche garantiscano trasparenza; mensilmente viene effettuata ed adeguatamenteverificata, la riconciliazione dei conti bancari.Riconciliazione automatica di pagamenti e incassi: il pagamento dei debiti egli incassi dei crediti, inviati dalle banche sui sistemi aziendali, sono abbinate87