Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

Il sistema dei poteri di firma è in ogni momento caratterizzato dal conferimento di poteri difirma ai soggetti dotati delle necessarie competenze ed è coerente con il sistema delle delegheinterne.d) Poteri di firma operativiLa documentazione che riporta i poteri di firma operativi è conservata dalla funzione delpersonale ed è aggiornata a cura della stessa in caso di successive modifiche.1.3.3.2 Poteri di firma bancariLa documentazione che riporta i poteri di firma bancari è conservata dalla funzione delpersonale ed è aggiornata a cura della stessa in caso di successive modifiche.Inoltre, il sistema dei poteri di firma bancari è caratterizzato da meccanismi di doppia firmaper quanto attiene alle operazioni di maggiore rilevanza, secondo quanto di volta in voltadefinito dai regolamenti interni.1.3.4 Gestione delle risorse finanziarie: regolamento di spesaLa Società si dota di un regolamento che disciplina le procedure per autorizzare l’esecuzionedi qualsiasi pagamento alla o da parte della Società, in relazione ad operazioni a rischio per ifini del presente Modello, ispirato al principio generale che la funzione che autorizzal’esecuzione del pagamento o dell’incasso, previa verifica della sussistenza di adeguata causaed evidenza documentale, sia diversa da quella che decide la relativa operazione.1.4 Protocolli1.4.1 Operazioni a rischioPer operazione a rischio (ciascuna, di seguito, un’”Operazione”) si intende qualsiasioperazione il cui compimento richiede l’esecuzione di una “attività sensibile” nell’ambitodella quale si può, pertanto, verificare una delle “occasioni di reato”, secondo quanto sarà divolta indicato nel presente documento con riferimento a ciascun reato rilevante.1.4.2 Adozione di Protocolli per ciascuna Operazione o categoria di OperazioniIn attuazione degli standard di controllo indicati in ciascuna sezione del presente documentocon riferimento a ciascun gruppo di reati rilevanti, il compimento di ciascuna Operazione èregolato da protocolli, che disciplinano i processi a rischio coinvolti in tale Operazione (i“Protocolli”).I Protocolli sono adottati dall’organo amministrativo, sentite le funzioni aziendali interessatee previo parere del Collegio Sindacale e dell’Organismo di Vigilanza. L’organoamministrativo valuta periodicamente l’adeguatezza dei Protocolli, nell’ambitodell’espletamento dei propri doveri.Di regola, i Protocolli sono disciplinati nel regolamento di spesa e/o nei regolamentiappositamente emanati per disciplinare le procedure interne relative a ciascuna categoriaomogenea di Operazioni, mediante apposite circolari al personale interessato.L’Organismo di Vigilanza tiene un elenco aggiornato dei Protocolli di volta in volta emanaticon riferimento a ciascuna categoria omogenea di Operazioni e provvede ad assicurareadeguata conoscenza degli stessi da parte dei Responsabili coinvolti nelle relativeOperazioni.Ciascuno dei Responsabili, come di seguito definiti, porta i Protocolli relativi alle Operazioniin cui è coinvolto a conoscenza del personale impiegato nelle funzioni aziendali cui èpreposto e ne esige il rispetto.53