Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

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−automaticamente con i debiti e crediti. Le partite non abbinate vengono indagatee riconciliate.Ciclo attivo e passivo: disciplina del ciclo attivo e passivo basata su procedurascritta con segregazione delle funzioni in relazione a ciascuna fase di formazionedella entrata e dell’uscita.3. gestione dell’attività relativa ad azioni di recupero di crediti insolutiI controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:−−−−Segregazione di funzioni e responsabilità tra chi è incaricato del monitoraggiodei crediti scaduti e del relativo recupero, chi si occupa della contabilità clienti echi si occupa dell'attività di gestione e registrazione degli incassi.Chiara identificazione dei soggetti autorizzati a rappresentare la società neirapporti con la PA nelle attività di contatto legate al recupero dei crediti.Formalizzazione dei principali contatti con la PA, in particolare di quelli chesfociano in piani di rientro del credito.Autorizzazione formale delle operazioni di cancellazione del credito e diemissione di note di credito nei confronti della PA ed archiviazione delladocumentazione a supporto.4. gestione dei rapporti con consulenti in materia tecnico-finanziaria, legale o altrotipoI controlli standard speciali sono quelli indicati nel successivo punto 5, tenendo conto delcarattere fiduciario di tali consulenti.5. selezione e gestione dei rapporti con imprese fornitrici di beni e servizi dellasocietàI controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Procedura: la formalizzazione di una procedura per la gestione degli acquistiinerenti al core business che preveda: i) segregazione delle funzioni coinvolte,ii) definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti, iii) modalità diarchiviazione della documentazione rilevante.− Autorizzazione formale: si richiede l’esistenza di un’autorizzazioneformalizzata per gli acquisti.− Lista fornitori: si richiede che gli eventuali fornitori degli acquisti siano sceltiall’interno di una lista gestita dalla funzione competente, chel’inserimento/eliminazione dei fornitori dalla lista sia basato su criteri qualitativioggettivi per categoria di bene o servizio, e che l’individuazione, all’internodella lista, del fornitore del singolo acquisto sia motivata e documentata.− Budget: si richiede che le spese per gli acquisti siano fatte rientrare nell’ambitodel budget approvato per l’ attività con riferimento allo specifico settore dibusiness.− Centralizzazione: gestione centralizzata degli acquisti.− Conflict check: richiesta al fornitore di una dichiarazione relativa ad eventualirapporti/conflitti di interesse con esponenti della PA.− Monitoraggio periodico delle prestazioni e dei requisiti dei fornitori ai finidell'aggiornamento delle Preferred Vendor List aziendali.− Gara: necessario ricorso al processo di gara per la selezione del fornitore peracquisti superiori a determinati importi.− Selezione: evidenza documentale del processo di selezione e dell'approvazione88
−−−−−−−−−−−−della stessa da parte dell'adeguato livello gerarchico (in relazione all'importodell'acquisto).Ordini di acquisto: approvazione degli ordini d‘acquisto di servizi e beniindiretti all’interno del sistema informatico in base a definiti livelli autorizzativi;approvazione degli ordini di beni diretti di produzione all’interno del sistemainformatico in base a definiti livelli autorizzativi.Clausola di rispetto: formalizzazione dei rapporti con i fornitori tramite lastipula di accordi quadro/contratti/lettere di incarico in cui è inserita la clausoladi rispetto del Codice Etico, al fine di sanzionare eventualicomportamenti/condotte contrari ai principi etici.Anagrafica: la gestione dell'anagrafica fornitori è adeguatamente segregata; lemodifiche all'anagrafica fornitori sono formalizzate e supportate da adeguatadocumentazione; periodicamente viene effettuato un controllo dei fornitoripresenti in anagrafica al fine di verificare l'adeguatezza dei requisiti qualitativi equantitativi; l'anagrafica clienti è gestita in accordo con il principio disegregazione delle funzioni. Tutte le modifiche e gli inserimenti sono verificaticon cadenza regolare.Three way match: le fatture vengono registrate in accordo al principio del threeway match: la fattura viene registrata solamente in presenza di un ordineadeguatamente approvato in accordo con i limiti di spesa attribuiti ad ognidipendente in funzione delle proprie responsabilità- e dell'evidenza delbene/servizio ricevuto; tale flusso è automatizzato e gestito all'interno delsistema informatico; i pagamenti sono effettuati da una funzione segregatarispetto alla contabilità fornitori e sono effettuati a fronte di fatture registrate nelsistema informatico; in casi specifici possono essere effettuati pagamenti anchecon richiesta senza ordine, adeguatamente autorizzata e registrata a sistema.Monitoraggio: periodicamente vengono effettuati dei controlli per monitorare lefatture da ricevere.Anticipi a fornitori devono riferirsi ad ordini adeguatamente approvati edevono essere previsti da contratto.Gestione dei contratti: la gestione dei contratti deve avvenire attraverso ilsistema informatico; revisione dei contratti da stipulare, all’interno del suddettosistema, da parte di diversi soggetti aziendali per approvazioni di diversa natura(tecnico-economica, legale, fiscale); previsione nel modulo standard utilizzatoper l’approvazione del contratto (Approval Form) di una sezione ‘comments’ incui vengono inseriti i commenti e le proposte di modifiche da apportare allabozza del contratto sottoposto ad approvazione.Ordini di vendita sono inviati per via telematica dai grossisti sulla base di unaspecifica procedura aziendale. Tali dati vengono sottoposti a specifici controlliprima di avviare il processo di spedizione merce e fatturazione.Revenue recognition: viene effettuato un controllo sulla corretta applicazionedel principio della ‘revenue recognition’: tutti i prodotti fatturati entro il periodocontabile di riferimento devono essere stati consegnati.Note di credito: il form di richiesta note di credito è verificato ed approvato concriteri gerarchici; l'emissione periodica delle note di credito è approvata daadeguati livelli autorizzativi ed in accordo con il principio della segregazione difunzioni.Incassi: gli incassi dei crediti, inviati dalle banche sui sistemi aziendali, sonoabbinati automaticamente con i crediti. Le partite non abbinate vengono indagatee riconciliate.Riconciliazione: mensilmente viene effettuata adeguata riconciliazione tra isaldi a credito, i partitari e gli estratti conto.89
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