Phadia S.r.l. Modello di organizzazione, gestione e controllo per la ...

−automaticamente con i debiti e crediti. Le partite non abbinate vengono indagatee riconciliate.Ciclo attivo e passivo: disciplina del ciclo attivo e passivo basata su procedurascritta con segregazione delle funzioni in relazione a ciascuna fase di formazionedella entrata e dell’uscita.3. gestione dell’attività relativa ad azioni di recupero di crediti insolutiI controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:−−−−Segregazione di funzioni e responsabilità tra chi è incaricato del monitoraggiodei crediti scaduti e del relativo recupero, chi si occupa della contabilità clienti echi si occupa dell'attività di gestione e registrazione degli incassi.Chiara identificazione dei soggetti autorizzati a rappresentare la società neirapporti con la PA nelle attività di contatto legate al recupero dei crediti.Formalizzazione dei principali contatti con la PA, in particolare di quelli chesfociano in piani di rientro del credito.Autorizzazione formale delle operazioni di cancellazione del credito e diemissione di note di credito nei confronti della PA ed archiviazione delladocumentazione a supporto.4. gestione dei rapporti con consulenti in materia tecnico-finanziaria, legale o altrotipoI controlli standard speciali sono quelli indicati nel successivo punto 5, tenendo conto delcarattere fiduciario di tali consulenti.5. selezione e gestione dei rapporti con imprese fornitrici di beni e servizi dellasocietàI controlli standard speciali sono quelli di seguito indicati:− Procedura: la formalizzazione di una procedura per la gestione degli acquistiinerenti al core business che preveda: i) segregazione delle funzioni coinvolte,ii) definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti, iii) modalità diarchiviazione della documentazione rilevante.− Autorizzazione formale: si richiede l’esistenza di un’autorizzazioneformalizzata per gli acquisti.− Lista fornitori: si richiede che gli eventuali fornitori degli acquisti siano sceltiall’interno di una lista gestita dalla funzione competente, chel’inserimento/eliminazione dei fornitori dalla lista sia basato su criteri qualitativioggettivi per categoria di bene o servizio, e che l’individuazione, all’internodella lista, del fornitore del singolo acquisto sia motivata e documentata.− Budget: si richiede che le spese per gli acquisti siano fatte rientrare nell’ambitodel budget approvato per l’ attività con riferimento allo specifico settore dibusiness.− Centralizzazione: gestione centralizzata degli acquisti.− Conflict check: richiesta al fornitore di una dichiarazione relativa ad eventualirapporti/conflitti di interesse con esponenti della PA.− Monitoraggio periodico delle prestazioni e dei requisiti dei fornitori ai finidell'aggiornamento delle Preferred Vendor List aziendali.− Gara: necessario ricorso al processo di gara per la selezione del fornitore peracquisti superiori a determinati importi.− Selezione: evidenza documentale del processo di selezione e dell'approvazione88