Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 4
Handarbeit war gestern: Besprechungen effizient vor- und nachbereiten
Sie möchten vermeiden, dass Besprechungen zum Zeitfresser werden? Dann sorgen
Sie bereits bei der Planung dafür, dass jeder Teilnehmer eine übersichtlich gegliederte
Agenda erhält, in der alle zu besprechenden Punkte aufgeführt sind. Nach der Besprechung
erstellen Sie ein Protokoll und stellen es allen Teilnehmern zur Verfügung.
Geben Sie zu jedem besprochenen Thema/TOP auch den aktuellen Status an, sodass
bei weiterem Klärungsbedarf dann keine Zeit für das aufwendige Recherchieren der
aktuellen Sachlage verloren geht.
Abbildung 4.1 Agenda und Protokoll in einem: Die flexible Kombidokumentvorlage macht es möglich
Klingt nach viel Arbeit? Muss es nicht sein, denn in Verbindung mit der passenden
Dokumentvorlage entlastet Sie Word bei dem »Papierkram« und sorgt so ganz nebenbei
auch für übersichtliche Dokumente und Statusinformationen, die auf einen Blick
zu erkennen sind. Damit für die Agenda und das Protokoll keine Doppelarbeit anfällt,
nutzen Sie einfach eine Kombidokumentvorlage.
Denn Agenda und Protokoll einer Besprechung basieren auf den gleichen Daten:
Thema der Besprechung, Ort, Datum und Uhrzeit, verantwortlicher Ansprechpartner,
Teilnehmer und zu guter Letzt die zu besprechenden Tagesordnungspunkte (kurz
TOP). Der große Unterschied zwischen Agenda und Protokoll besteht letztlich bei den
TOPs: In der Agenda ist hinterlegt, was zu besprechen ist, im Protokoll dagegen, was
besprochen wurde sowie der jeweils aktuelle Status. Ersparen Sie sich also das erneute
Erfassen oder Kopieren der TOPs und wandeln Sie die Agenda mit wenigen Mausklicks
in ein Protokoll um.
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