Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kombidokumentvorlage für Agenda und Protokoll
Damit auch die Visualisierung im Protokoll nicht zu kurz kommt, greifen Sie auf die
bewährte Ampeltechnik zurück: Grün = »Vorgang ist erledigt«, Gelb = »In Arbeit«,
Rot = »Zwingender Handlungsbedarf«. Statusampeln waren bislang eine Domäne von
Excel; dort können Sie mithilfe der bedingten Formatierung Zellinhalte automatisch
auswerten und entsprechende Ampelsymbole anzeigen lassen. Ab sofort können Sie
die Technik auch in Word nutzen: Wählen Sie den gewünschten Status in Form ansprechender
Symbole einfach aus einer einmal angelegten Liste aus (siehe Abbildung 4.1),
und schon ist jeder Leser Ihres Protokolls bestens informiert.
Die fertige Agenda-/Protokolldokumentvorlage finden Sie in der Datei Agenda-Protokoll.dotx im Ordner
Kapitel04. Beispiele zu alternativen Symbolen für die Ampeln finden Sie in der Datei Ampeln.dotx. In der
Datei sind neben zwei Tabellen mit den fix und fertigen Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelementen auch alle
Ampelsymbole als Bausteine vom Typ Benutzerdefiniert 1 hinterlegt. So können Sie sowohl die Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelemente
als auch die zugehörigen Bausteine über den Organizer für Bausteine (zu finden
unter Einfügen/Text/Schnellbausteine) in Ihre eigenen Dokumentvorlagen übernehmen.
Kombidokumentvorlage für Agenda
und Protokoll
Für die Agenda und das Protokoll wird eine Dokumentvorlage benötigt, deren Titel mit
wenig Aufwand gewechselt werden kann. Auch die sich unterscheidenden Textbereiche
– im folgenden Beispiel ist dies nur der Hinweis Nachfolgende Punkte wurden
besprochen/sind zu besprechen: – müssen schnell umzustellen sein. Die Eingabe des
Themas, des Ortes, des Datums und der Uhrzeit, des verantwortlichen Ansprechpartners
sowie der Teilnehmer und Gäste muss flexibel möglich sein und darf nicht das
Layout der Dokumentvorlage verändern.
Zur Eingabe und Ausrichtung der Daten auf der ersten Seite der Kombidokumentvorlage
legen Sie eine Tabelle an. So stellen Sie sicher, dass beispielsweise bei der Eingabe
vieler Teilnehmer die Namen in der Eingabetabellenzelle automatisch umbrochen werden
und das Layout bestehen bleibt.
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