Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 7
Technikwissen für Profis: Vorlagen erstellen, verteilen und automatisieren
eingaben kosten nicht nur Zeit, sie bergen auch die Gefahr, dass bei Änderungen nicht
alle Stellen im Dokument geändert werden. Mit dem Erfolg, dass auf der ersten Seite
ein anderer Betreff zu lesen ist als auf den folgenden Seiten.
Wenn Sie in Ihren Dokumentvorlagen und Formularen Inhaltssteuerelemente zur
Eingabe nutzen, lässt sich der Inhalt der Inhaltssteuerelemente auf Wunsch automatisch
»synchronisieren«. Sobald Sie ein Inhaltssteuerelement ausgefüllt und verlassen
haben, wird der Inhalt in die mit diesem Inhaltssteuerelement verknüpften Inhaltssteuerelemente
übernommen. Dabei ist es gleichgültig, welches der miteinander verbundenen
Inhaltssteuerelemente Sie bearbeiten – die Eingabe wird immer sofort von
allen anderen übernommen.
Zum Synchronisieren von Inhaltssteuerelementen müssen alle miteinander verbundenen
Inhaltssteuerelemente auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Hierzu legen Sie
in der Dokumentvorlage oder im Formular einen XML-Datenspeicher an (er befindet
sich in der ZIP-Struktur der Word-Datei im Root-Ordner und trägt den Namen CustomXML),
erzeugen dort eine XML-Datei und weisen per XPath-Anweisung jedem
Inhaltssteuerelement zu, aus welchem XML-Knoten es seine Daten laden soll bzw. in
welchem XML-Knoten die Daten zu speichern sind.
Was sich kompliziert und abschreckend anhört, ist zum Glück recht einfach. Denn
Microsoft stellt mit dem (englischsprachigen) Word 2007 Content Control Toolkit ein
Hilfsprogramm zur Verfügung, das Sie auch für Word 2010 einsetzen können, das
Ihnen die zuvor beschriebenen Aufgaben weitgehend abnimmt und Sie mit ein paar
Mausklicks zum Ziel führt. Die ganze Technik im Hintergrund können Sie links liegen
lassen.
Das Word 2007 Content Control Toolkit finden Sie auf der Internetseite http://dbe.
codeplex.com/. Nachdem Sie die rund 800 Kilobyte große Datei Setup.msi heruntergeladen
und installiert haben (zur Installation benötigen Sie auf dem entsprechenden PC
Administratorrechte), steht Ihnen sowohl auf dem Desktop als auch im Startmenü das
Programmsymbol des Word 2007 Content Control Toolkit zur Verfügung.
Zum Verknüpfen von Inhaltssteuerelementen gehen Sie nun wie folgt vor:
1. Fügen Sie in Ihrer Dokumentvorlage oder Ihrem Formular die Inhaltssteuerelemente
ein, die Sie miteinander verknüpfen möchten. Achten Sie darauf, dass die
zu verknüpfenden Inhaltssteuerelemente immer vom gleichen Typ sind.
2. Damit Sie die eingefügten Inhaltssteuerelemente im Word 2007 Content Control
Toolkit eindeutig identifizieren können, ist die Vergabe eines eindeutigen Tags
unerlässlich. Das Tag legen Sie im Eigenschaftendialogfeld des Inhaltssteuerelements
fest; dieses Dialogfeld rufen Sie bei markiertem Inhaltssteuerelement über
Entwicklertools/Steuerelemente/Eigenschaften auf.
3. Sind alle Inhaltssteuerelemente eingefügt – diese können im Fließtext, in Tabellen,
in Kopf- oder Fußzeilen oder in Textfeldern platziert sein –, speichern Sie die Datei
im Format dotx/docx ab und schließen sie dann. Für die Verknüpfung ist kein
VBA-Programmcode notwendig, weshalb Sie auf das m-Format verzichten können
(siehe den Abschnitt »Achtung Dateiformat: docx/dotx kontra docm/dotm« am
Anfang dieses Kapitels).
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