Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 5
Nicht von der Stange: Wenn die Briefvorlage anders als üblich aussehen soll
Und zu guter Letzt muss der Briefbogen so aufgebaut sein, dass die Absenderdaten
»im Hintergrund« platziert sind und nicht versehentlich gelöscht oder überschrieben
werden. Die Umsetzung darf sich nicht negativ auf das Briefeschreiben auswirken oder
den Vorgang in irgendeiner Weise komplizieren.
Auch wenn die Anforderungen auf den ersten Blick unlösbar erscheinen, mit ein paar
Tricks und Kniffen lassen sich alle Aufgaben elegant lösen, sodass am Ende eine perfekt
gestaltete Briefdokumentvorlage zur Verfügung steht, die sich sehr komfortabel
nutzen lässt. Und selbst nachträgliche Anpassungen, wie der Wechsel der Bankverbindung
oder E-Mail-Adresse, sind jederzeit möglich.
Seitenränder: Der Trick mit dem negativen
Seitenrand
Bei einem »normalen« Briefbogen packen Sie den Briefkopf sowie die Absenderdaten
des Briefes in die Kopf- und die Fußzeile. So sind die dort hinterlegten Daten beim
Schreiben des Briefes nicht im Weg, sie liegen »im Hintergrund«.
Wenn Sie unter Seitenlayout/Seite einrichten/‌Seitenränder/‌Benutzerdefinierte Seitenränder/Layout
das Kontrollkästchen Erste Seite anders einschalten, lassen sich im
aktuellen Dokument für die erste Seite andere Kopf-/Fußzeilen definieren als für die
restlichen Seiten. So ist sichergestellt, dass der Briefkopf und die Absenderdaten nur
auf der ersten Seite erscheinen. Auf der zweiten und den folgenden Seiten kann dann
eine reduzierte Kopf-/Fußzeile zum Einsatz kommen.
Exakt diese Technik wird auch beim Briefbogen mit rechtsstehenden Absenderdaten
verwendet. Sämtliche Kopfdaten einschließlich der Absenderangaben auf der rechten
Seite werden in die Kopfzeile gepackt, sodass sie beim späteren Briefeschreiben nicht
versehentlich überschrieben werden.
Wenn Sie die Daten in der Kopfzeile unterbringen, müssen Sie auf die Seitenlayouteinstellungen
achten, die sich auf die Kopfzeile und den oberen Seitenrand beziehen:
Der Abstand, den Sie bei der Seiteneinrichtung unter Layout/Abstand vom Seitenrand/Kopfzeile
(siehe Abbildung 5.3) festlegen, gibt an, wie viel Zentimeter der
Inhalt der Kopfzeile vom oberen Blattrand entfernt ist.
Abbildung 5.3 Den Abstand zwischen oberem Papierrand und Beginn der Kopfzeile festlegen
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