Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 2
Das Baukastenprinzip: Anfragen, Angebote, Zeugnisse und mehr zeitsparend abarbeiten
Kommt Ihnen die folgende Art und Weise, Dokumente wiederzuverwerten, eventuell
bekannt vor? Man kopiere für einen neuen Kunden das Angebot oder die Auftragsbestätigung
eines anderen Kunden. Man kopiere die Arbeitsbescheinigung für einen früheren
Mitarbeiter und verwende sie für den aktuellen Fall. Man entferne jeweils Überflüssiges
und tausche alte Daten gegen aktuelle aus. Man ergänze vorhandene Inhalte
bei Bedarf durch Eintippen oder gar durch das Kopieren und Zusammenstellen aus
verschiedenen anderen Dokumenten.
Dass diese Vorgehensweise einerseits zeitaufwendig, andererseits auch fehlerträchtig
sein kann, leuchtet ein: Denn nicht selten kommt es vor, dass im Dokument schließlich
doch noch ein Name aus der Vorversion, eine falsche Kundennummer, der alte
Betreff, das alte Datum vorhanden sind oder die Kopfzeile weiterhin frühere Inhalte
anzeigt - sei es, weil man eine Überarbeitung schlicht vergessen hat, sei es, weil man
hier oder da durch ein (Strg)+(Z) (= Rückgängig machen) zu viel den alten Zustand
wiederhergestellt hat.
Nicht nur arbeits- und zeitsparend, sondern auch weniger fehleranfällig ist dagegen
die Verwendung von Dokumentvorlagen, wie Sie (nicht nur) dem vorhergehenden
Kapitel 1 »Schnelleinstieg: Das flexibel wiederverwendbare Dokument« entnehmen
können. Auch das vorliegende sowie alle weiteren Kapitel basieren auf der Arbeit mit
Dokumentvorlagen, allerdings mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Abbildung 2.1 Die Zeugnisvorlage entsteht aus der rechts daneben dargestellten Briefvorlage
In diesem Kapitel nun geht es hauptsächlich um den Einsatz von »Inhaltssteuerelementen«,
die die Formularfelder aus früheren Word-Versionen ablösen und zugleich
erweiterte Funktionalität bieten. Es geht aber auch um die Verwendung von »Schnell-
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