Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 5
Nicht von der Stange: Wenn die Briefvorlage anders als üblich aussehen soll
Grafische Elemente: Immer in Einzelteilen
einfügen
Der Grafiker hat den Briefbogen mit aufwendigen Grafiken, eventuell mit Farbverläufen
etc. gestaltet und Ihnen in Form einer Grafikdatei übergeben. In Word möchten Sie
nun auf Basis der Grafikdatei eine Dokumentvorlage erstellen, die exakt dem vorgegebenen
Briefbogen entspricht.
Wenn die Gestaltungsarbeit bereits erledigt ist und der Briefbogen als verwertbare Grafik
in guter Qualität zur Verfügung steht, haben Sie – zumindest theoretisch – drei
Möglichkeiten zur Auswahl:
Lösung 1: Sie fügen die Grafik als Vollseitengrafik in der Kopfzeile des Briefbogens
ein. Dann platzieren Sie im Vordergrund an den entsprechenden Stellen Platzhalter
zum Ausfüllen des Briefbogens.
Vorteil: Sehr schnell erledigt.
Nachteil: Die Briefvorlage wird durch die Grafik oft ein oder mehrere Megabyte
groß. Und somit auch jeder Brief, den Sie auf Grundlage der Dokumentvorlage
erstellen (Platzverschwendung, große Datenvolumen beim Backup). Bei Änderungen
am Briefbogen (beispielsweise der Kontodaten wie bei der Umstellung von der
kurzen BLZ auf die geplante europaeinheitliche lange BLZ, der Geschäftsführer,
der Handynummer etc.) muss die komplette Grafik ausgetauscht werden. Word
reagiert bei Vollseitengrafiken manchmal extrem träge, Tasteneingaben werden nur
im Sekundentakt angenommen. Sofern die Grafik nicht in hervorragender Qualität
(und somit sehr groß) ist, erscheint der als Grafik hinterlegte Text beim Ausdruck
unscharf und »ausgefranst«. Weiße Flächen im Hintergrund können je nach
Druckertreiber beim Ausdruck als graue, hässliche Flecken erscheinen.
Lösung 2: Sie teilen die Vollseitengrafik in die tatsächlich dort abgebildeten Grafiksegmente
auf, sodass Sie mehrere Einzelgrafiken an den entsprechenden Stellen
über die Kopfzeile auf der Seite platzieren.
Vorteil: Geringer Aufwand, belegt weniger Speicherplatz als die Vollseitengrafik,
da Word keine weißen Flächen im Hintergrund verwalten muss.
Nachteil: Das exakte Platzieren der Einzelgrafiken erfordert etwas Aufwand. Änderungen
sind wie bei der Vollseitengrafik nur durch den Austausch der jeweiligen
Einzelgrafiken möglich. In puncto Qualität gilt das Gleiche wie bei der Vollseitengrafik.
Lösung 3: Sie »schneiden« sich aus der Vollseitengrafik nur die grafischen Elemente
heraus, alle Textinformationen bauen Sie in Word mithilfe von Textfeldern
nach. Wann immer sich grafische Elemente in Word mithilfe der Formen (Einfügen/Illustrationen/Formen)
nachstellen lassen, werden die Formen anstelle von
Grafiken genutzt.
Vorteil: Beste Qualität, kleine Dateigröße, wenig Änderungsaufwand, Word wird
nicht träge.
162