Hahner_Microsoft-Word-2010---Das-Ideenbuch_ISBN_9783866457980

Kapitel 2
Das Baukastenprinzip: Anfragen, Angebote, Zeugnisse und mehr zeitsparend abarbeiten
Verschaffen Sie sich Klarheit über den zukünftigen Einsatz Ihrer Vorlage:
Wird die Vorlage voraussichtlich nur von Ihnen allein verwendet oder soll sie
auch für andere Benutzer zur Verfügung stehen?
Soll die Bearbeitung der Dateien hinsichtlich der Inhalte und eventuell Formatierung
eingeschränkt werden oder hat der jeweilige Benutzer freie Hand?
Werden die fertiggestellten Dokumente ausgedruckt und per Post versandt oder
sollen sie als PDF-Anlage zu einer E-Mail verschickt werden?
Werden Bausteine gegebenenfalls nur in diesem einen Dokumenttyp benötigt
oder sollen sie auch in anderen Dokumenten eingesetzt werden?
Müssen die Dokumente nur gelegentlich bzw. einzeln erstellt werden oder bietet
sich die Verwendung des Seriendrucks an?
Die Antworten auf diese Fragen sind unter anderem ausschlaggebend für den jeweiligen
Speicherort von Dokumentvorlagen und Bausteinen, für die Art eines möglicherweise
anzuwendenden Dokumentschutzes und für das eventuelle Einrichten
als Seriendruck-Hauptdokument.
Die Seiteneinrichtung
1. Erstellen Sie eine neue, leere Datei mithilfe der Tastenkombination (Strg)+(N).
2. Wählen Sie über Datei/Speichern unter als Speicherort Ihren Vorlagenordner und
im Listenfeld Dateityp den Eintrag Word-Vorlage (*.dotx) aus.
Nur wenn Ihre Vorlage Makros aufnehmen soll, wählen Sie als Dateityp Word-Vorlage
mit Makros (*.dotm) (siehe auch Kapitel 7, Abschnitt »Achtung Dateiformat:
docx/dotx kontra docm/dotm«).
Vergeben Sie den Dateinamen Briefvorlage und klicken Sie auf Speichern.
Der neuen Datei liegt die globale Dokumentvorlage Normal.dotm zugrunde. Falls Sie befürchten, diese
könne durch vorangegangene Veränderungen belastet oder gar beschädigt sein, beenden Sie Word.
Benennen Sie im Windows-Explorer die Normal.dotm um, beispielsweise in AlteNormal.dotm. Wenn Sie
anschließend Word wieder starten, ist eine neue, saubere Normal.dotm verfügbar. Erstellen Sie erst dann per
(Strg)+(N) Ihre neue Datei.
3. Öffnen Sie das Dialogfeld Seite einrichten: Registerkarte Seitenlayout, Gruppe Seite
einrichten, »Startprogramm für ein Dialogfeld« ( rechts unten in der Gruppe Seite
einrichten).
Legen Sie darin auf der Registerkarte Seitenränder die Maße für Oben (3,0 cm),
Unten (2,5 cm), Links (2,5 cm) und Rechts (2,0 cm) fest.
Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte Layout und aktivieren Sie im Bereich
Kopf- und Fußzeilen die Option Erste Seite anders. Legen Sie als Abstand vom
Seitenrand für die Kopfzeile 1,25 cm, für die Fußzeile 0,5 cm fest. Klicken Sie auf
OK, speichern Sie Ihre Vorlage.
Die genannten Einstellungen sind in Abbildung 2.19 zu sehen.
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