VV-LHO - TU Clausthal

18.8 Der Beamte oder der Angestellte, der Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Vorsatzkarten oder den Titelseiten
zu bescheinigen, von wann bis wann er das Buch oder den Teilband geführt hat. Damit übernimmt er die Verantwortung,
daß das Buch oder der Teilband in dieser Zeit richtig und vollständig geführt worden ist und daß die Buchungen
ordnungsgemäß belegt sind.
18.9 Das Nähere über die Form der Bücher bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
19. Buchungsbestimmungen
19.1 Die Zahlungen sollen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden.
19.2 Die Kasse darf zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Zahlungen in Zusammenstellungen erfassen und in Gesamtbeträgen
buchen (Nr. 27.3 zu § 70).
19.3 Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge durch ein Minuszeichen zu kennzeichnen oder in rot darzustellen, soweit
sie als solche nicht anderweitig erkennbar sind.
19.4 Im Buchungstext dürfen amtliche, allgemeinverständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen verwendet
werden.
19.5 Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, daß der Betrag abgesetzt und neu gebucht oder daß der Unterschiedsbetrag
durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung
sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Werden in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt
werden, vor dem Tagesabschluß Berichtigungen erforderlich, so dürfen sie auch so vorgenommen werden, daß
die Eintragung gestrichen und durch eine neue ersetzt wird; die ursprüngliche Eintragung muß lesbar bleiben.
19.6 Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen
19.6.1 nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden,
19.6.2 in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
19.7 Das Nähere über das Buchungsverfahren bestimmt das Finanzministerium, soweit erforderlich im Einvernehmen mit
dem Landesrechnungshof.
20. Buchungstag
20.1 Buchungstag ist
20.1.1 bei unbaren Einzahlungen der Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder an dem übersandte
Schecks bei ihr eingehen, oder der Tag, an dem die Kasse einen Verstärkungsauftrag dem kontoführenden Kreditinstitut
einreicht;
20.1.2 bei unbaren Auszahlungen der Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder der Tag der Übersendung
des Schecks oder der Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (z. B. Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr);
20.1.3 bei baren Einzahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag des Eingangs von übersandtem Bargeld;
20.1.4 bei baren Auszahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel.
20.2 Die Buchungen zu einer Verrechnung sind am selben Tage vorzunehmen (Nr. 35.3 zu § 70).
20.3 Bei Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr und bei Massenauszahlungen kann das Finanzministerium bestimmen,
daß unbeschadet der Regelung in Nr. 20.1 in den Vorbüchern zum Titelbuch Buchungen für den Buchungstag
zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.
21. Aufbewahren der Bücher
21.1 Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den
Bestimmungen der Anlage (Aufbewahrungsbestimmungen - AufbewBest. -).
21.2 Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so gilt für das Aufbewahren der Dokumentation des
Verfahrens Nr. 5 HKR-ADV-Best. (Anlage 2 zu § 79).
Vierter Abschnitt: Abschluß der Bücher
22. Arten und Zweck der Abschlüsse
22.1 Die Kasse hat Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen.
22.2 Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand
der Ausführung des Haushaltsplans.
22.3 Insbesondere ist es Zweck
22.3.1 des Tagesabschlusses (Nr. 23) festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,
22.3.2 des Monatsabschlusses (Nr. 24), Unterlagen für die Abrechnung der Landeskasse mit der Landeshauptkasse zu
gewinnen,
22.3.3 des Jahresabschlusses (Nr. 25), die Rechnungsergebnisse zu ermitteln und die Grundlagen für die Rechnungslegung
(§ 80) zu schaffen sowie Unterlagen für die Haushaltsrechnung (§ 81), den kassenmäßigen Abschluß (§ 82)
und den Haushaltsabschluß (§ 83) zu gewinnen.
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