VV-LHO - TU Clausthal

4. Verfahrenssicherheit
4.1 HKR-ADV-Verfahren sind gegen Anwendungsfehler und Missbrauch zu schützen. Dabei sind die Risiken und deren
mögliche haushaltswirtschaftliche Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben für die Verfahrenssicherheit
abzuwägen (Risikoanalyse).
4.2 Auf der Grundlage der Risikoanalyse ist zu bestimmen, ob und inwieweit
4.2.1 zwei Personen maßgeblich einen Bewirtschaftungsvorgang bearbeiten (Vier-Augen-Prinzip),
4.2.2 nur eine Person einen Bewirtschaftungsvorgang bearbeitet ,
4.2.3 ein Prüfverfahren insbesondere für Bewirtschaftungsvorgänge, die zu Auszahlungen oder Forderungsverzichten
führen, einzusetzen ist,
4.2.4 weitere Maßnahmen zur Sicherung des Verfahrens zu treffen sind.
4.3 Die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten sind in einem Berechtigungskonzept darzustellen. Die
im Berechtigungskonzept festgelegten Befugnisse sind verantwortlichen Personen zuzuweisen und - soweit notwendig
- systemtechnisch umzusetzen.
Einer Person darf nur eine Benutzerkennung (User-ID) zugeordnet werden. Systemverwalter sollen nicht gleichzeitig
Rechte für Bewirtschaftungsvorgänge erhalten.
Schließt die Befugnis die abschließende Bearbeitung eines Bewirtschaftungsvorgangs ein (Nr. 4.2.2), so bedarf es
einer gesonderten Ausübung der Anordnungsbefugnis nicht. Die nach dem Berechtigungskonzept ausgeübten
Verantwortlichkeiten können die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ersetzen, wenn
sie insgesamt gleichwertig sind. Die Merkmale, durch die die verantwortlichen Personen eindeutig identifiziert
werden können (Benutzerkennung/User-ID), sind zu den erzeugten Daten aufzuzeichnen.
4.4 Bei der Zahlbarmachung sollen für den elektronischen Zahlungsverkehr mit Kreditinstituten im Wege der Datenfernübertragung
Sicherheitsstandards eingehalten werden, die denen des elektronischen Schalters der Deutschen
Bundesbank gleichwertig sind.
5. Prüfung der Verfahrensabläufe
Die für die Freigabe nach Nr. 3.1 zuständige Stelle hat durch mindestens stichprobenweise Prüfung sicherzustellen,
dass die genehmigten Verfahrensabläufe eingehalten werden. Bei der Prüfung ist auch darauf zu achten,
dass die erforderlichen Belege (§ 75 LHO) vorhanden sind und nach den AufBewBest. (Anlage zu Nr. 21 zu § 71)
aufbewahrt werden.
6. Begriffserläuterungen
6.1 Risikoanalyse
Bei HKR-ADV-Verfahren die individuelle systematische Untersuchung, mit welchem wirtschaftlich vertretbaren
Aufwand die durch mögliche Anwendungsfehler oder Missbräuche entstehenden finanziellen Schäden verhindert
oder begrenzt werden können.
6.2 Berechtigungskonzept
Bei HKR-ADV-Verfahren die Festlegung der System- und Anwendungsbefugnisse und der damit verbundenen
Verantwortlichkeiten unter Beachtung der Risikoanalyse.
6.3 Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln
Bewirtschaftungsvorgänge sind Maßnahmen der Haushaltsmittelverteilung, der Haushaltsmittelverwendung (Eingehen
von Verpflichtungen, Festlegungen, Auszahlungs- und Buchungsanordnungen) und der Erhebung von Einnahmen
(Zahlungsaufforderungen, Annahme- und Buchungsanordnungen).
6.4 Zahlbarmachung
Die Erstellung von Zahlungsverkehrsdateien für Auszahlungen sowie für Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverfahren
und deren Übermittlung an das Kreditinstitut.
Seite 103 von 228
F:\USER\PRESSE\Internet\Arbeit\MF_VV-LHO.doc