VV-LHO - TU Clausthal

1.1 sind von der Kasse oder von der vom Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof
bestimmten Stelle aufzubewahren.
1.3 Die Unterlagen nach Nr. 1.1 sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.
Sie sind getrennt nach Haushaltsjahren und so geordnet aufzubewahren, daß auch einzelne Informationen
jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
1.4 Für das Aufbewahren der Unterlagen nach Nr. 1.1 gelten die in Nrn. 2 bis 4 bestimmten Aufbewahrungszeiten,
soweit nicht
1.4.1 Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungszeiten vorsehen,
1.4.2 Unterlagen nach Nr. 5 dauernd aufzubewahren sind oder
1.4.3 abweichende Bestimmungen (Nr. 14) getroffen worden sind.
1.5 Die Rechnungslegungsbücher , die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und die
sonstigen Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis
zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren. Die Entlastung wird jeweils bekanntgegeben.
1.6 Der Landesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, daß die Unterlagen nach Nr. 1.1 über die für sie
geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.
1.7 Die in Nrn. 2 bis 4 bestimmten Aufbewahrungszeiten beginnen für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres,
für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungszeit
mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist.
Für die anderen Unterlagen nach Nr. 1.1 beginnen die Aufbewahrungszeiten mit dem Ablauf des Haushaltsjahres,
für das sie bestimmt sind. Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
beginnt die Aufbewahrungszeit für die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege und die sonstigen
Rechnungsunterlagen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem Rechnung zu legen ist.
Bei großen Baumaßnahmen i.S. von Nr. 1.1 zu § 54 beginnen die Aufbewahrungszeiten mit Ablauf des
Haushaltsjahres, in dem die Gesamtschlußrechnung gelegt worden ist. In Fällen, in denen der Landesrechnungshof
oder ein Staatliches Rechnungsprüfungsamt prüft, verschiebt sich der Beginn der Aufbewahrungszeiten
bis zum Ablauf des Jahres, in dem das Prüfungsverfahren abgeschlossen worden ist.
2. Aufbewahrungszeiten für Bücher und Belege
2.1 Zehn Jahre sind aufzubewahren
2.1.1 die Zeitbücher,
2.1.2 die Sachbücher,
2.1.3 das Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände
und
2.1.4 das Wertzeichenbuch.
2.2 Sechs Jahre sind aufzubewahren
2.2.1 die Hilfsbücher
und
2.2.2 das Zahlstellenbuch sowie die Durchschriften der Titelverzeichnisse.
2.3 Die Belege sind sechs Jahre aufzubewahren.
3. Aufbewahrungszeiten für die Rechnungsnachweisungen und die sonstigen Rechnungsunterlagen
3.1 Sechs Jahre sind die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen aufzubewahren.
3.2 Zehn Jahre sind die Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten (Nr. 9.5 zu §
80) aufzubewahren.
3.3 Sechs Jahre sind aufzubewahren
3.3.1 die für Baumaßnahmen von der dafür zuständigen Stelle bereitzuhaltenden Unterlagen nach Nr. 9.2 zu § 80,
soweit sie kleine Baumaßnahmen nach Nr. 1.1 zu § 54 betreffen,
3.3.2 die Stellenbesetzungskarteien (Nr. 9.6 zu § 80) und
3.3.3 die Haushaltsüberwachungslisten (Nr. 9.7 zu § 80).
4. Aufbewahrungszeiten für das übrige Schriftgut
4.1 Sechs Jahre sind die von den Verwaltern der Handvorschüsse und der Geldannahmestellen geführten Anschreibelisten
aufzubewahren.
4.2 Drei Jahre ist das andere in Nr. 1.1.5 aufgeführte Schriftgut aufzubewahren.
5. Dauernd aufzubewahrende Belege und sonstige Rechnungsunterlagen
5.1 Über die Aufbewahrungszeiten in Nr. 2 hinaus sind dauernd aufzubewahren
5.1.1 Unterlagen, die für den Betrieb technischer Anlagen und für die Bauunterhaltung von Bedeutung sind,
5.1.2 Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,
5.1.3 Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden
Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,
5.1.4 Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte,
5.1.5 Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für das
Land sein könnte,
5.1.6 sonstige Rechnungsunterlagen nach Nr. 9.2 zu § 80, soweit sie nicht kleine Baumaßnahmen nach Nr. 1.1 zu
§ 54 betreffen.
5.2 Die anordnenden Stellen haben die Belege und die sonstigen Rechnungsunterlagen gut sichtbar mit der
Aufschrift “Dauernd aufzubewahren” zu kennzeichnen.
6. Aussondern, Abgeben und Vernichten
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