VV-LHO - TU Clausthal

1.7.7.1 eine laufende Nummer,
1.7.7.2 die Buchungsperiode (Geschäftsjahr),
1.7.7.3 Hinweise, die die Verbindung zwischen der Buchung und dem Beleg sowie zwischen dieser Buchung und allen
dazugehörigen Buchungen herstellen,
1.7.7.4 das Konto,
1.7.7.5 das Gegenkonto und
1.7.7.6 der Betrag sowie
1.7.7.7 die für die Kosten- und Leistungsrechnung notwendigen Daten, sofern die Leiterin oder der Leiter des Landesbetriebes
keine insoweit abweichende organisatorische Regelung trifft.
1.7.8 Das Erfassungssystem soll eine Gültigkeitsprüfung von Bankleitzahlen sowie eine Plausibilitätsprüfung der Nummern
von Girokonten automatisch vornehmen.
1.7.9 Die richtige und vollständige Erfassung der Daten ist auf den Belegen unter Angabe des einmaligen Buchungsmerkmals
(Vorgangs-Nr. oder dergleichen) durch Namenszeichen zu bescheinigen. Diese Bescheinigung kann
mit der Kontierungsbescheinigung (Nr. 1.7.6) zusammengefasst werden.
1.7.10 Die erfassten Buchungen sind spätestens vor der Durchführung der Zahlung durch eine andere Person anhand
der Belege auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen und freizugeben (Freigabe). Sofern das Buchführungssystem
für Auszahlungen bei nicht mehr ausreichendem Budget eine automatische Sperre (automatische
Mittelkontrolle) nicht vorsieht, wird mit der Freigabe auch bestätigt, dass ausreichende Ausgabemittel zur Verfügung
stehen. Die Freigabe soll unter Verwendung der digitalen Signatur erfolgen und ist auf den Belegen durch
Namenszeichen zu bestätigen. Das Buchführungssystem muss sicherstellen, dass
1.7.10.1 die freigebende Person die Daten nicht ändern kann und
1.7.10.2 die erfassende Person die Freigabe nicht vornehmen kann.
1.7.11 Die Ausübung der Freigabe gemäß Nr. 1.7.10 kann durch ein mathematisches Stichprobenverfahren auf bestimmte
Fälle beschränkt werden, wenn dies aufgrund einer Risikoanalyse unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit
vertretbar ist.
1.7.12 Für den Zahlungsverkehr mit Bargeld ist ein Kassenbuch zu führen. Im Kassenbuch sind die Zahlungen täglich
getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen einzutragen. Die Übernahme in die Finanzbuchhaltung hat mindestens
einmal monatlich zu erfolgen. Das Kassenbuch ist zur Ermittlung des buchmäßigen Bargeldbestands täglich
abzuschließen. Der buchmäßige Geldbestand ist mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld zu vergleichen.
Besteht keine Übereinstimmung, so ist die Differenz unverzüglich aufzuklären. Für Bargeldhöchstbestände sind
Regelungen durch die Leiterin oder den Leiter zu treffen, sofern diese nicht von der Aufsichtsbehörde getroffen
werden.
1.8 Zahlungsverkehr und Geldverwaltung
1.8.1 Zur Sicherstellung einer automatischen Geldversorgung durch die Landeshauptkasse dürfen Girokonten nur bei
der Landesbank, Kreditinstituten, die an das Rechenzentrum der Landesbank angeschlossen sind, der Landeszentralbank
oder der Postbank geführt werden. Bestehen mehrere Girokonten, so sollen die einzelnen Girokonten
mit einem Hauptgirokonto in der Weise verbunden werden, dass banktäglich durch ein automatisches, taggleiches
und valutenneutrales Kontenclearingverfahren Habenbestände auf das Hauptgirokonto übertragen und Sollbestände
zulasten des Hauptgirokontos ausgeglichen werden. Kommt ein solches Kontenclearingverfahren nicht
zum Einsatz, so sind die Bestände auf den einzelnen Girokonten zugunsten oder zulasten des Hauptgirokontos
manuell so zu halten, dass banktäglich ein Habenbestand von höchstens 2 000 DM/1 000 Euro verbleibt. Das
Hauptgirokonto dient der Geldversorgung durch die Landeshauptkasse (Nr. 1.8.5).
1.8.2 Verfügungen über ein Girokonto müssen von mindestens zwei Personen getroffen werden. Die elektronische Unterschrift
auf einer Zahlungsverkehrsdatei, die mit einer digitalen Signatur im Wege der Datenfernübertragung an
das Kreditinstitut übermittelt wird, kann von nur einer Person ausgeführt werden, wenn die Zahlungsverkehrsdatei
aufgrund einer ordnungsgemäßen Buchführung erstellt wurde und bei der Datenübertragung Sicherheitsstandards
eingehalten werden, die denen des elektronischen Schalters der Deutschen Bundesbank gleichwertig sind. Kontoverfügungen
mittels Karten (Kreditkarten, Bankkarten usw.) richten sich nach den vom MF getroffenen Regelungen.
1.8.3 Landesbetriebe erhalten zur Aufrechterhaltung ihrer Zahlungsfähigkeit von der Landeshauptkasse Kassenbestandsverstärkungen
(Betriebsmittelvorschüsse). Sie werden im automatischen Verstärkungsverfahren (Nr. 1.8.5)
ausgezahlt. Der Liquiditätsbedarf ist ausschließlich über Kassenbestandsverstärkungen (Betriebsmittelvorschüsse)
der Landeshauptkasse zu decken.
Seite 20 von 228
F:\USER\PRESSE\Internet\Arbeit\MF_VV-LHO.doc