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Die Verantwortung des Rechnungslegungsprozesses und insbesondere
des Jahres- bzw. Konzernabschlusserstellungsprozesses liegt
bei der CFO-Organisation. Die Bewertung von Finanzinstrumenten
und Forderungen wird durch den CRO verantwortet, der damit den
CFO maßgeblich unterstützt. Die für den Rechnungslegungsprozess
erforderlichen EDV-Systeme werden in der Verantwortung der Division
Global Banking Services (GBS) zur Verfügung gestellt.
Aufgabe des Aufsichtsrats ist es, den Vorstand bei der Führung der
Geschäfte zu überwachen und regelmäßig zu beraten. In Entscheidungen,
die von grundlegender Bedeutung sind, ist er unmittelbar
eingebunden. Zur Unterstützung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat
den Prüfungsausschuss, der aus vier Mitgliedern des Aufsichtsrats
besteht und der unter anderem für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses
zuständig ist, gebildet. Der Prüfungsausschuss
beschäftigt sich regelmäßig und fortlaufend, insbesondere zu den
Quartalsberichten, zum Halbjahresfinanzbericht und zum Jahresabschluss
mit der Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.
Zur Überwachung der Wirksamkeit des IKS im Rechnungslegungsprozess
hat sich der Prüfungsausschuss darüber hinaus in zwei der
Sitzungen in 2012 eingehend anhand von Unterlagen und mündlicher
Erläuterungen des Vorstands mit diesen Systemen und den
vorgesehenen Verbesserungsmaßnahmen befasst. Im Rahmen des
Jahres- und Konzernabschlussprozesses obliegt dem Aufsichtsrat
die Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Billigung des
Konzernabschlusses. Zur Erfüllung dieser Aufgaben werden die
Abschlussunterlagen inklusive des Gewinnverwendungsvorschlags
des Vorstands zusammen mit dem Bericht des Abschlussprüfers dem
Aufsichtsrat zugeleitet. Im Rahmen einer so genannten Vorprüfung
befasst sich der Prüfungsausschuss besonders intensiv mit diesen
Unterlagen. In der vorbereitenden Sitzung des Prüfungsausschusses
sowie in der nachfolgenden Aufsichtsratssitzung, in welcher der
Jahresabschluss festgestellt wird (Bilanzsitzung), berichtet der Abschlussprüfer
über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung von
Jahresabschluss und Konzernabschluss, insbesondere auch über im
Rahmen seiner Prüfungstätigkeit gegebenenfalls festgestellte wesentliche
Schwächen des IKS bezogen auf den Rechnungslegungsprozess.
Außerdem erläutert der Vorstand den Jahres- und Konzernabschluss
ausführlich in der Sitzung des Prüfungsausschusses sowie in
der nachfolgenden Bilanzsitzung des Aufsichtsrats. Der Vorsitzende
des Prüfungsausschusses berichtet zudem in der Bilanzsitzung über
das Ergebnis der Prüfung der Unterlagen durch den Prüfungsausschuss.
Anhand der schriftlichen Berichte und mündlichen Erläuterungen
stellt der Aufsichtsrat in der Bilanzsitzung fest, ob er sich mit
dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer einverstanden
erklärt und ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner eigenen
Prüfung von Jahres- und Konzernabschluss, Lage- und Konzernlagebericht
sowie des Vorschlags für die Verwendung des Bilanzgewinns
Einwendungen zu erheben sind und er den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss und Konzernabschluss billigt.
Stellung und Aufgaben der Internen Revision
Interne Revision
Die Interne Revision ist als prozessunabhängiger Bereich ein Instrument
des gesamten Vorstands, sie ist ihm unmittelbar unterstellt und
berichtspflichtig. Die Verantwortung für die Einrichtung und die Funktionsfähigkeit
der Internen Revision obliegt nach der Geschäftsordnung
des Vorstands diesem insgesamt. Im Geschäftsjahr 2012 war
die Revision fachlich dem Sprecher des Vorstands (CEO) zugeordnet.
Der Internen Revision obliegt die risikoorientierte und prozessunabhängige
Prüfung und Bewertung grundsätzlich aller Aktivitäten und
Prozesse, unabhängig davon, ob diese ausgelagert sind oder nicht.
Gegebenenfalls erfolgt die Prüfung der ausgelagerten Aktivitäten
durch die Interne Revision des Serviceproviders.
Die Interne Revision nimmt eine risikoorientierte Auswahl zur zeitlichen
Priorisierung einzelner Betriebs- und Geschäftsabläufe vor.
Gemäß den MaRisk werden alle Betriebs- und Geschäftsabläufe
grundsätzlich mindestens einmal innerhalb von drei Jahren geprüft –
sofern dies sinnvoll und angemessen ist. Bei unter Risikogesichtspunkten
nicht wesentlichen Aktivitäten und Prozessen wird gegebenenfalls
vom dreijährigen Turnus abgewichen. Aktivitäten und
Prozesse, die einem besonderen Risiko unterliegen, werden mindestens
jährlich geprüft. Die Interne Revision wird ferner anlass- oder
auftragsbezogen bei Tochtergesellschaften tätig. Dabei werden,
soweit vorhanden, auch die Prüfungsergebnisse der Internen Revisionen
der Tochtergesellschaften berücksichtigt.
Die auftragsbezogenen Prüfungen bei den Tochtergesellschaften
erfolgen auf Basis von Dienstleistungsverträgen oder durch gesonderten
Prüfungsauftrag, wobei folgende Varianten vorkommen:
– Unterstützung der Innenrevision des Tochterunternehmens auf
Spezialgebieten wie zum Beispiel IT, Personal- und Risikomanagement
oder aus wirtschaftlichen Überlegungen im Auftrag und in
Abstimmung mit der dortigen Geschäftsleitung überwiegend in
Form einer partiellen Übernahme der Innenrevisionsfunktion
– Vollständige Übernahme der Innenrevisionsfunktion im Rahmen
eines Outsourcings
Mit der Revision der UniCredit S.p.A. findet eine enge Zusammenarbeit
statt. So werden zum Beispiel gemeinsame Prüfungen durchgeführt.
Bei der Erarbeitung von Group-Audit-Regularien ist die
Revision der UniCredit Bank AG (HVB) regelmäßig eingebunden.
HypoVereinsbank · 2012 Geschäftsbericht 107