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Prüfungsausschuss
Der Prüfungsausschuss, der in der Regel fünfmal pro Jahr tagt, besteht
aus vier Mitgliedern. Gemäß § 107 Abs. 4 i.V.m. § 100 Abs. 5
AktG gehört dem Prüfungsausschuss mindestens ein unabhängiges
Mitglied an, das über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung
oder Abschlussprüfung verfügt.
Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Herr Dr. Meyer, verfügt
entsprechend Ziffer 5.3.2 des Kodex über besondere Kenntnisse und
Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen
und internen Kontrollverfahren. Darüber hinaus ist er auch unabhängig
und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft, dessen
Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete. Außerdem ist Herr
Dr. Meyer nicht personenidentisch mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden,
so dass auch die Empfehlung von Ziffer 5.2 des Kodex erfüllt
wird.
Eine wesentliche Aufgabe des Prüfungsausschusses ist die Vorbereitung
der Entscheidung des Aufsichtsrats über die Feststellung
des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses,
die Vorprüfung des Berichts zu verbundenen Unternehmen sowie die
Erörterung der Halbjahresfinanz- und der Zwischenberichte. Der
Prüfungsausschuss legt dem Aufsichtsrat eine Empfehlung zum Vorschlag
des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung hinsichtlich der
Wahl des Abschlussprüfers vor; in diesem Zusammenhang prüft der
Ausschuss auch die erforderliche Unabhängigkeit des Abschlussprüfers.
Außerdem legt der Ausschuss Art und Umfang der zusätzlichen
Leistungen des Prüfers – die außerhalb der eigentlichen
Prüfungsleistung liegen – fest. Ferner obliegt dem Prüfungsausschuss
die Erteilung des Prüfungsauftrags für den Jahres- und
Konzernabschluss an den Abschlussprüfer aufgrund der Beschlussfassung
der Hauptversammlung, einschließlich der Festlegung von
Prüfungsschwerpunkten sowie des Honorars.
Weitere zentrale Aufgaben des Prüfungsausschusses sind die Überwachung
der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems (RMS) und
des Internen Kontrollsystems (IKS). Dabei ist das RMS nicht nur auf
die Früherkennung bestandsgefährdender Risiken, sondern auf die
Erkennung aller erheblichen Risiken einschließlich ihrer Steuerung und
Bewältigung ausgerichtet. Risikolage und Früherkennung von Risiken
sind für den Fortbestand eines Unternehmens von grundlegender
Bedeutung. Entsprechend den „Mindestanforderungen an das Risikomanagement“
von Kreditinstituten der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
werden dem Prüfungsausschuss quartals weise
Risikoberichte vorgelegt. Darüber hinaus werden unter Risikogesichtspunkten
wesentliche Informationen unverzüglich an den Prüfungsausschuss
weitergeleitet. Die vom Vorstand festgelegte Geschäftsstrategie
und eine mit dieser konsistenten Risikostrategie sowie
gegebenenfalls erforderliche Anpassungen der Strategien werden
dem Aufsichtsrat zur Kenntnis gegeben und mit diesem erörtert.
Demnach erhalten Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss regelmäßige
und detaillierte Berichte, insbesondere auch über die Risikostrategie
sowie über Kredit-, Markt- und operationelle Risiken, aber auch über
Liquiditäts- und Reputationsrisiken.
Zu IKS-relevanten Themen wird jeweils mindestens einmal jährlich im
Prüfungsausschuss berichtet. Die Berichte zum IKS umfassen dabei
Themen wie Auslagerungen und Datenschutz sowie das rechnungslegungsbezogene
IKS, zu dem halbjährlich berichtet wird. Der Prüfungsausschuss
wird zudem anlassbezogen über etwaige erhebliche
Beanstandungen z. B. aus aufsichtsrechtlichen Sonderprüfungen
unterrichtet. Wesentliches Ziel des IKS ist es, die Einhaltung regulatorischer
und gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Zur Wirksamkeit
des RMS und des IKS erhält der Prüfungsausschuss eine jährliche
zusammenfassende Selbsteinschätzung des Vorstands.
Aufgabenschwerpunkt der Tätigkeit des Prüfungsausschusses ist
ferner die Überprüfung der Wirksamkeit des Internen Revisionssystems
(IRS). Hierbei beurteilt der Ausschuss die Angemessenheit der
Ressourcen, die Prüfungsplanung und die Prüfungsergebnisse. Der
Prüfungsausschuss wird regelmäßig über die von der Internen Revision
festgestellten schwerwiegenden Mängel sowie über die noch nicht behobenen
wesentlichen Mängel und die diesbezüglich veranlassten
Maßnahmen unterrichtet. Über besonders schwerwiegende Mängel
wird der Prüfungsausschuss unverzüglich durch den Vorstand in
Kenntnis gesetzt. Im Übrigen hat der Vorsitzende des Prüfungsausschusses
unter Einbeziehung des Vorstands ein direktes Auskunftsrecht
gegenüber dem Leiter der Internen Revision.
Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt der Tätigkeit des Prüfungsausschusses
ist die Überprüfung der Wirksamkeit des vom Vorstand eingerichteten
Compliance-Systems. Der Prüfungsausschuss informiert
sich regelmäßig in den Sitzungen über gegebenenfalls auftretende
Compliance-Fälle. Im Übrigen hat der Vorsitzende des Prüfungsausschusses
unter Einbeziehung des Vorstands ein direktes Auskunftsrecht
gegenüber dem Compliance-Beauftragten.
HypoVereinsbank · 2012 Geschäftsbericht 255