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Financial Statements (1) | Konzernlagebericht
IKS – Internes Kontrollsystem (Fortsetzung)
erforderlichen Einzelwertberichtigung (EWB) obliegt dem Sanierer oder
Abwickler im Rahmen des Impairment Measurements. Für die Berechnung
der Höhe der zu bildenden EWB sind im Wesentlichen folgende
in Arbeitsanweisungen definierte Faktoren zu berücksichtigen:
– Finanzielle Verhältnisse des Kreditnehmers (Liquiditäts-, Einkommens-
und Cashflow-Situation, Kapitaldienstfähigkeit sowie
Eigenkapital)
– Zukunftschancen und Risiken hinsichtlich der Sanierungsfähigkeit
– Erwartete Rückzahlungen (zum Beispiel vereinbarte Tilgungsleistungen
über einen überschaubaren Zeitraum)
– Sicherheitenwerte
Der vom zuständigen Sanierer oder Abwickler erstellte Vorschlag zur
Bildung einer EWB ist dem entsprechenden Kompetenzträger bzw.
dem Loan Loss Provision Committee (LLP Committee) zur Genehmigung
vorzulegen. Der Vorstand wird regelmäßig sowie anlassbezogen
über die aktuelle Entwicklung der Risikovorsorge mittels eines Risikovorsorge-Reports
informiert.
Die Bank nutzt zur Erfassung und Verwaltung der genehmigten
Risikovorsorgebeträge das System IBV sowie das seit Ende 2011
eingesetzte System IME. Daraus erfolgt im Zuge des Abschlusserstellungsprozesses
die Aufbereitung und finale Buchung der
Risikovorsorge im Rechnungswesen.
Die Pauschalwertberichtigung nach HGB bzw. die Portfoliowertberichtigung
nach IFRS werden zentral gemeinsam durch das Rechnungswesen
und den Bereich CRO Central Functions ermittelt.
Die rechnungslegungskonforme Ermittlung und Dokumentation von
Rückstellungen im Nichtkreditgeschäft sind durch zentrale Arbeitsanweisungen
aus dem Rechnungswesen geregelt. Nach Genehmigung
gemäß vorgegebener Kompetenzregelungen erfolgt die endgültige
Buchung zentral durch das Rechnungswesen.
Die technische Systembetreuung für das Rechnungswesen und insbesondere
bei der Abschlusserstellung ist an die in der UniCredit Gruppe
für die IT verantwortliche Tochtergesellschaft UniCredit Business Integrated
Solutions S.C.p.A. Zweigniederlassung Deutschland (UBIS; ab
1. Januar 2012 Zusammenschluss der vormaligen UniCredit Global
Information Services S.C.p.A. (UGIS) und der UniCredit Business Partners
S.C.p.A. (UCBP)) ausgelagert. Die Überwachung der ausgelagerten
Tätigkeiten aus technischer Sicht obliegt der dem CFO unterstellten
Abteilung Regional Business Services (CFG1) mit der zentralen
Betreuungseinheit Finance Tools im Bereich CFG (Data Governance).
Die technischen Betreuungsprozesse der zentralen Betreuungseinheit
sind in Arbeitsanweisungen geregelt. Die Sicherung und Archivierung
der Datenbestände von rechnungsrelevanten Anwendungssystemen in
der Zuständigkeit des CFO gemäß § 257 HGB in Verbindung mit
§§ 238, 239 HGB sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
(GoB) werden durch die UBIS unter Aufsicht von CFG durchgeführt.
Der erforderliche Zugriffsschutz vor unbefugten Zugriffen und die
Einhaltung der Funktionstrennung bei der Nutzung von rechnungslegungsrelevanten
Anwendungssystemen in der Zuständigkeit des CFO
werden insbesondere über eine Beantragung und periodische Überwachung
von Einzelrechten im Berechtigungscontrollingsystem ELSA
sichergestellt. Für SAP-Rechte ist durchgängig eine Sondergenehmigung
durch die fachliche Anwendungsbetreuung vorgesehen. Durch
die Ausgestaltung als Einzelrecht erfolgt zwangsläufig eine Befristung
auf maximal ein Jahr.
Die Mitwirkung externer Dritter am fachlichen Abschlusserstellungsprozess
erstreckt sich im Wesentlichen auf die Bewertung und Bilanzierung
von Pensionsrückstellungen durch den externen Dienstleister
Aon Hewitt GmbH.
Dokumentation der Prozesse
Als Konzerngesellschaft der UniCredit Gruppe ist die HVB Group
verpflichtet, das italienische Gesetz 262 („Savings Law“ – Gesetz
262/2005 und Gesetzesverordnung 303/2006–, angelehnt an das
amerikanische Gesetz „Sarbanes-Oxley Act“) aus dem Jahr 2005
zu beachten.
In Verbindung mit den Anforderungen aus Law 262 und den gesetzlichen
Vorgaben aus BilMoG Corporate Governance wurde in der
Umsetzung des IKS bei der HVB bereits eine Vielzahl von Prozessen
der Finanzberichterstattung inklusive der darin enthaltenen Kontrollen
dokumentiert. Die jeweiligen Prozessbeschreibungen umfassen detaillierte
Darstellungen der einzelnen Prozessschritte sowie die von den
Prozessen betroffenen Organisationseinheiten. Dabei werden Risikound
Kontrollbeschreibungen einschließlich deren Bewertungen vorgenommen
und dokumentiert.
Bei der Risiko- und Kontrollanalyse liegt der Schwerpunkt in der
Identifikation von für die Finanzberichterstattung relevanten Risiken
und deren Bewertung. Das festgestellte Risikopotenzial wird durch
definierte Kontrollschritte hinreichend gemindert. In regelmäßigen
Stichproben werden der Nachweis über die Durchführung sowie die
adäquate Dokumentation dieser Kontrollen erbracht. Führen die
110 2012 Geschäftsbericht · HypoVereinsbank