Järpvall

116
Pappersarbete
endast för pappersmediet i sig, utan också exempelvis för kontorsmöbler
och skrivmaskiner.
Format i cirkulation
En beskrivning av papperets väg genom det efter A4 anpassade
systemet gav Arvid Åhlin – då sekreterare i gsk och konsulent på
Esseltes blankettjänst – i Kontorsvärlden några månader efter det att
standarden antagits 1946 och formatomställningen i staten vunnit
laga kraft i januari 1947. Åhlin uttrycker tanken om att formatstandardiseringen
påverkar måtten på andra föremål som används i
informationssystemet, och att formatet bidrar till en standardisering
av dessa. För att exemplifiera beskriver han en offerts resa
genom kontoret.
Offerten omfattar en samling handlingar i A4 såsom brev, kata -
logblad, ritningar och pergamynpåsar med fotografier eller prover,
vilket allt insättes tillsammans med skiljeblad i en offertmapp.
Skiljebladen äro givetvis bredare än A4-blanketterna och bli därför
avgörande för mappens minimimått. Å andra sidan skall pärmen
bekvämt kunna nedläggas i ett C4-kuvert, vilket följaktligen bestämmer
maximimåtten. Då försändelsen är klar, läggs den i en
brevkorg, som bör kunna sättas ned i en skrivbordslåda, vars dimensioner
således påverkas av brevkorgens mått. Efter postbehandlingen
kan försändelsen komma att hamna i en brevlåda hos mottagaren.
Brevlådan bör ha en öppning som tillåter nedläggandet av
ett C4-kuvert och på postavdelningen hos företaget böra de olika
hjälpmedlen dimensioneras med tanke på detta kuvert. Från postavdelningen
sändes pärmen – kanske i rörpost eller liknande anordning
– till det tjänsteställe, som skall handlägga ärendet. Under
arbetet förvarar vederbörande tjänsteman offertmappen i sitt handarkiv,
vilket bör ha sådana förvaringshjälpmedel, som tillåta förvaring
av offertmappen. Sedan behandlingen av ärendet är avslutad
går offertdokumenten slutligen till ett centralt arkiv, vars utrustning
också bör medge förvaring av mappen ifråga. 10
10. Arvid Åhlin, ”Grafisk och kontorsteknisk standardisering”, Kontors-