Nachhaltigkeitsbericht 2020

GRI 103-1
GRI 103-2
*wesentliches Thema, siehe
Wesentlichkeitsanalyse S. 20
TRANSPARENZ*
Beim Thema Transparenz geht es um
die Sicherstellung einer transparenten
Informationsverbreitung sowie um die
Optimierung von Kommunikationsstrukturen
und organisatorischen Abläufen.
Die Effizienz in den täglichen Abläufen
soll verbessert, Reibungsverluste
minimiert und so zur Zufriedenheit der
Mitarbeiter*innen beigetragen werden.
Transparenz umfasst aber auch Aspekte
wie Beteiligung und Partizipation –
dies reicht vom Gefühl, über Vorhaben
der BOKU gut informiert zu werden, bis
hin zur Möglichkeit, mitzubestimmen und
Einfluss auf Entscheidungen nehmen
zu können. Die Einbindung zukünftiger
Nutzer*innen bei der Realisierung von
BOKU-weiten Vorhaben (z.B. Bauprojekte,
Etablierung neuer Prozessabläufe)
erhöht die Akzeptanz solcher Vorhaben
und bindet das Wissen und die Kompetenzen
von BOKU Angehörigen in hauseigene
Prozesse ein.
Wie funktioniert interne Kommunikation
an der BOKU?
Transparenz und Kommunikation in Zeiten von Corona
Die Coronapandemie hat gezeigt, wie
wichtig gut funktionierende Kommunikationsstrukturen
und Informationsflüsse
sind. Die BOKU hat sich in dieser turbulenten
Zeit sehr bemüht, ihre Mitarbeiter*innen
und Studierenden mit wichtigen
Informationen und Anlaufstellen zu
versorgen. Die gut gelungene Krisenkommunikation
der BOKU fußt auf dem
2020 eigens eingerichteten Krisenstab.
Aktuelle Informationen wurden über die
Webseite (inkl. Top Stories) sowie regelmäßige
Aussendungen des Rektorats
verbreitet. Mit dem plötzlichen Wegfall
von Pausen- und Ganggesprächen
durch die COVID-19-Maßnahmen waren
informelle Kommunikationswege von einem
Tag auf den anderen nur mehr sehr
eingeschränkt möglich. Auch wenn mit
Hilfe von Videokonferenzen und anderen
Tools versucht wurde, die Informationsflüsse
am Laufen zu halten, konnte die
informelle Kommunikation mit derartigen
Maßnahmen nicht ersetzt werden.
Im Herbst 2020 wurde eine Befragung
der BOKU Studierenden zum Umgang
mit der Coronakrise im Lehrbetrieb
durchgeführt. Demnach haben die Studierenden
die Information und Kommunikation
der BOKU in der Coronakrise im
Schnitt nur mittelmäßig gut bewertet. Mit
der Studierendenbefragung gibt es nun
eine evidenzbasierte Diskussionsgrundlage
für die Weiterentwicklung und Verbesserung
der coronabedingten Maßnahmen
im Lehr- und Prüfungsbetrieb.
So sind Kommunikationskanäle an der BOKU gestaltet
An der BOKU existiert eine Vielzahl an
Kommunikationsstrukturen, die für ein
gelungenes Miteinander kontinuierlich
gepflegt werden müssen.
In den wöchentlich stattfindenden Rektoratssitzungen
werden aktuelle Fragestellungen
im Kreis der Mitglieder des
Rektorates besprochen und Beschlüsse
gefasst. Dazu werden die Standort-manager*innen
der verschiedenen BOKU
Standorte sowie die Studierendenvertreter*innen
(Vorsitz BOKU ÖH) regelmäßig
eingeladen.
Weitere Austauschtreffen zwischen Rektoratsmitgliedern
und diversen Gremien
der BOKU finden in regelmäßigen Abständen
statt. So stimmt sich z.B. das
Vizerektorat für Organisation und Prozessmanagement
mit dem Betriebsrat
etwa alle drei bis vier Monate – anlassbezogen
auch öfter – ab.
Die Serviceleiter*innensitzungen und
Departmentleiter*innen-Konferenzen
dienen dem gemeinsamen Informationsaustausch,
der Beratung des Rektorats
sowie auch der Fassung von Beschlüssen.
Während die Servicestellenleiter*innensitzung
alle zwei Wochen sowie
zusätzlich vier Mal im Jahr in großer
Sitzung stattfindet, wird die Departmentleiter*innen-Sitzung
alle drei Monate ab-