De meerwaarde van HKZ-certificering voor GGZ-instellingen

administratie, zorgplannen, zorgcontacten, ingevulde evaluatieformulieren, logboeken,
vergaderverslagen en capaciteitsplanning te bekijken. Om te bepalen of de normen
effectief operationeel zijn, worden interviews met medewerkers gehouden. Ook toetsen
van andere instanties, zoals die van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de
Arbodienst, worden in de certificering betrokken (Stichting HKZ, 2002). De CI kan naar
aanleiding van de audit tekortkomingen aangeven. Deze moeten door de instelling binnen
een bepaalde tijd worden verbeterd om het certificaat te kunnen krijgen of behouden. In
instellingen worden ook interne audits verricht door eigen medewerkers om het eigen
kwaliteitssysteem te controleren.
2.2 Inhoud HKZ-certificatieschema 2002
Het certificatieschema bestaat uit negen rubrieken: drie met normen voor de primaire
processen en zes met normen voor de ondersteunende processen. De rubrieken over het
primaire proces staan centraal. Deze betreffen: Rubriek 1 ‘Intake en indicatie’, Rubriek 2
'Zorgverlening en uitvoering’ en Rubriek 3 ‘Evaluatie en nazorg’. De rubrieken voor de
ondersteunende processen bevatten normen op organisatieniveau, waaraan moet worden
voldaan om de primaire processen goed te kunnen uitvoeren. Het gaat om: Rubriek 4
‘Beleid en organisatie’, Rubriek 5 ‘Personeel’, Rubriek 6 ‘Onderzoek en ontwikkeling’,
Rubriek 7 ‘Fysieke omgeving en materiaal’, Rubriek 8 ‘Diensten door derden’ en
Rubriek 9 ‘Documenten’. Iedere rubriek bestaat uit meerdere thema’s (zie bijlage 2.1).
Voor ieder thema zijn normen gedefinieerd. De thema’s en normen zijn onderling met
elkaar verbonden, teneinde het kwaliteitssysteem vorm te geven. Thema’s en normen
komen terug in verschillende rubrieken. Normen zijn logisch opeenvolgend gedefinieerd
binnen een rubriek en geborgd in verbetercycli. Van bijzonder belang in alle rubrieken is
het waarborgen van professionele verantwoordelijkheid, professioneel handelen, heldere
communicatie en gedegen registratie, met als uiteindelijk doel de zorg voor cliënten te
verbeteren (Stichting HKZ, 2002). In het vervolg van deze paragraaf wordt de inhoud van
iedere rubriek beschreven.
2.2.1 De rubrieken voor de primaire processen
Rubriek 1: Intake en indicatie
In deze rubriek staan de intakefase en de indicatiestelling centraal. Belangrijk hierbij zijn
het inventariseren van de hulpvraag van de cliënt, het verzamelen van informatie over de
20