Prospectus de scission et d'introduction en bourse - Total.com

L’évaluation des risques
A l’instar des sociétés industrielles, le Groupe est exposé à différents risques tels que les risques techniques,
technologiques, commerciaux, économiques, financiers, sociaux, juridiques, de marché, de conjoncture, etc. (la
description des facteurs de risques du Groupe figure au Chapitre 4 du présent prospectus). La gestion des risques
auxquels le Groupe est confronté consiste à les identifier, à les évaluer et à mettre en oeuvre les plans d’actions et
les couvertures appropriées.
A cette fin, une analyse approfondie des risques est réalisée annuellement à l’occasion de la définition de la
politique d’assurances du Groupe.
En outre, un plan d’audit interne est réalisé chaque année. Dans ce cadre, chaque directeur opérationnel ou
fonctionnel effectue une revue des risques auxquels il est exposé selon des critères de risque prédéfinis et avec
l’aide d’un document d’auto-évaluation ainsi que d’entretiens avec la Direction de l’Audit Interne.
Suite à cet examen, il est proposé pour l’année suivante une liste de sujets d’audits complétée par des
propositions faites par la Direction Générale, la Direction de l’Audit Interne et les commissaires aux comptes.
Cette liste est ensuite soumise au comité exécutif pour examen et approbation.
En complément, les plans d’audit annuels peuvent prévoir la réalisation de cartographies des risques.
Enfin, chaque projet soumis au comité exécutif, quelle que soit sa nature, doit faire l’objet d’une analyse
exhaustive des risques.
L’activité de contrôle
L’activité de contrôle consiste en l’application des normes et procédures qui contribuent à la mise en œuvre
des orientations prises au niveau du Groupe. Celle-ci est par ailleurs déclinée à tous les niveaux du Groupe.
A cet effet, un corps de règles et de procédures a été formalisé de manière à pouvoir contrôler l’application
de la stratégie définie par le comité exécutif. Ainsi, il existe des procédures en matière d’approbation,
d’autorisation, de vérification et de rapprochement bancaire ainsi que dans les domaines relatifs à l’appréciation
des performances, à la protection des actifs et à la séparation des tâches.
Il est ainsi impératif de séparer le pouvoir d’engagement autorisant par exemple à signer un contrat ou à
valider une commande (engagements vis-à-vis d’un tiers), le pouvoir de mettre en paiement une facture (pouvoir
d’ordonnancement), le pouvoir d’effectuer le paiement (ordre bancaire) et le contrôle du paiement (rapprochement
bancaire).
En outre, le contrôle de l’accès aux systèmes informatiques constitue un élément clé du contrôle interne.
Ainsi, la définition des habilitations est de la responsabilité des directions utilisatrices qui en assurent
l’administration. La mise en œuvre technique relève de la responsabilité de la direction informatique suivant des
modalités définies entre les deux parties et selon le principe de séparation des tâches.
Compte tenu de la nature particulièrement sensible des produits fabriqués et commercialisés par le Groupe,
les risques industriels et produits sont gérés et supervisés de façon continue par la direction Industrie qui rend
compte mensuellement des performances du Groupe au comité exécutif.
Les systèmes d’information et de communication
Les systèmes d’information sont une composante essentielle de l’organisation du Groupe.
Dans ce cadre, le Groupe s’est doté d’un certain nombre d’outils permettant d’assurer la diffusion de
l’information.
) Le Groupe dispose d’un reporting financier conforme aux exigences de la direction, ainsi qu’aux règles et
normes applicables. Les analyses et synthèses sont rapportées et commentées selon la périodicité
pertinente et diffusées aux personnes concernées.
) Dans le domaine de l’information financière, une méthodologie de collecte et de contrôle des informations
a été développée en concertation avec les commissaires aux comptes. Cette méthodologie consiste
en :
) l’étude des principaux éléments susceptibles d’avoir un impact significatif sur les comptes ;
) des contrôles réduisant à un niveau faible tout risque d’erreur, d’omission, ou de fraude ; et
) une vérification périodique de l’existence et du fonctionnement effectif de ces contrôles.
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