Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 98
Datenmigration und den hiermit verbundenen potenziellen Gefahren, der
Schulungskonzeption und Schulungsorganisation, der Betreuung der
Mitarbeiter, Hotline zur Erfassung und Auswertung von Fehlermeldungen
usw.
5.3.2 Prozessorientierte Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems
Für Behörden mit strukturierten Prozessen oder/und der Notwendigkeit
der Realisierung von eGovernment-Dienstleistungen stellen i. d. R. weder
die organisationsbezogene Einführung noch das Stufenkonzept
(Standard) die geeignete Einführungsstrategie dar. Vielmehr ist die prozessorientierte
Einführung für diese Behörden die geeignete Einführungsvariante.
Für Behörden, die eGovernment-Dienstleistungen realisieren
müssen, stellt das Stufenkonzept insofern keine geeignete Alternative
dar, als die Dauer des Einführungsprozesses (i. d. R. über mehrere
Jahre) dem Realisierungsdruck aus den eGovernment-Initiativen des
Bundes oder Ländern und Kommunen entgegensteht. Auch die organisationsbezogene
Einführung ist regelmäßig weniger geeignet, da bei der
Orientierung an den (wertschöpfenden) Geschäftsprozessen die aufbauorganisatorischen
Grenzen von Organisationseinheiten unberücksichtigt
bleiben müssen und die am Geschäftsprozess beteiligten Organisationseinheiten
– unabhängig von ihrer Zuordnung zu aufbauorganisatorischen
Einheiten – im Vordergrund stehen. Nur in einer relativ geringen Zahl von
Behörden dürften ablauforganisatorische Aspekte (Geschäftsprozess)
und aufbauorganisatorische Umsetzung der Behörde übereinstimmen.
Daher wird die organisationsbezogene Einführung bei den Behörden,
deren Fokus auf dem Geschäftsprozess liegen muss, regelmäßig nicht
die erforderlichen Effekte bewirken können. Es sei denn, die Behörde ist
bereits nach ablauforganisatorischen Aspekten (Zusammenfassung der
an einem Geschäftsprozess beteiligten Organisationseinheiten) aufbauorganisatorisch
strukturiert. Dies wird aber in den wenigsten Fällen zutreffen.
Die prozessorientierte Einführung erfolgt auf der Basis der Identifikation
der Kernprozesse der Behörde. Bei einer Mehrzahl solcher Prozesse ist
eine Entscheidung i. S. einer Gewichtung der entsprechenden Prozesse
erforderlich. Im Rahmen der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems
werden – nach Umstellung der Registratur –alle an dem entsprechenden
Geschäftsprozess beteiligten Organisationseinheiten ausgestattet.
Damit entfällt in den am Geschäftsprozess beteiligten Organisationseinheiten
die Medienbruchproblematik im Idealfall gänzlich und somit
eine der wesentlichen Akzeptanzhürden bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen.
Durch die sukzessive Unterstützung auf
der Basis der weiteren identifizierten Geschäftsprozesse, deren Gewichtung
und ggf. ablauforganisatorischen Berührungen kann die Behörde
Identifikation der Kernprozesse