Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 35
• Die Eingänge werden durch den Bearbeiter selbst ausgedruckt und
in der Bearbeiterablage registriert.
• Die Eingänge werden nicht ausgedruckt, aber in der Bearbeiterablage
registriert.
• Die Eingänge werden nicht ausgedruckt und auch nicht registriert.
Sie werden in einem E-Mail-Ordner und/oder einem Gruppenverzeichnis
oder eingesetzten Groupwaresystem unter bestimmten -
ggf. vom Bearbeiter selbst definierten - Kriterien abgelegt.
Bei Eingängen, die über elektronische Formulare die Behörde erreichen
(s. 4.2.3.9), kann eine weitgehend automatisierte Erfassung und Registrierung
der Eingänge im jeweiligen System oder angeschlossenen Fachverfahren
erfolgen. Im ungünstigsten Fall werden die Eingangsdaten für
die Bearbeitung in den entsprechenden Systemen, z. B. Fachverfahren,
durch die Posteingangsstelle, die Registratur oder den Bearbeiter erneut
erfasst.
4.1.2 Problembeschreibung
Die Nachteile rein papierbasierter Posteingangsbehandlung, wie hohe
Lauf- und Liegezeiten, das Unikatproblem der Papierakte, der hohe Personalbedarf
im Bereich der Botendienste usw., sind hinlänglich bekannt
und werden an dieser Stelle nicht vertieft. 11)
Die zunehmende Vermischung von elektronischen und papierbasierten
Eingängen bei Beibehaltung bisheriger organisatorischer Abläufe, Ablagesysteme
usw. führt jedoch zu Problemen, die über die bisherigen deutlich
hinausgehen. Die nahezu flächendeckende Ausstattung der Behörden
mit Arbeitsplatzcomputern und E-Mailsystemen hat dazu geführt,
dass sich der Anteil elektronischer Eingänge am gesamten Posteingangsaufkommen
enorm erhöht hat, in einigen Behörden liegt er deutlich
über dem Anteil an Papiereingängen. Dies hat aber auch zur Folge, dass
papierbasierte sowie elektronische Eingänge der Akten und Vorgänge
mittlerweile parallel geführt werden. Die Prozesse der Posteingangsbehandlung
sowie die aufbauorganisatorischen Gegebenheiten sind jedoch
noch auf die Bearbeitung von Papiereingängen ausgerichtet: Posteingangsstelle,
Registratur und Bearbeitung arbeiten nahezu unabhängig
voneinander, sind personell, räumlich und organisatorisch voneinander
getrennt. Selbst die Festlegung, dass die Papierakte die relevante Akte
ist, kann nicht verhindern, dass sich Teile eines Vorgangs ggf. in verschiedenen
Systemen in elektronischer Form befinden sowie die Voll-
Vermischung elektronischer
und papierbasierter
Eingangsbearbeitung
11)
s. Kapitel 7, Anlage 1 zum Organisationskonzept 2.1 enthält eine ausführliche Darstellung
zu den Nachteilen papiergebundener Bearbeitung von Vorgängen.