Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 82
• Es soll eine dauerhafte Aufbewahrung von elektronischen Akten
ohne Informationsverlust gewährleistet werden.
• Die archivierten elektronischen Akten und die mit ihnen gespeicherten
Prozessinformationen sollen das Verwaltungshandeln
vollständig und zutreffend nachweisen.
• Durch Regeln und Empfehlungen für den gesamten Lebenszyklus
von elektronischen Unterlagen soll garantiert werden, dass elektronische
Akten auf Dauer auch außerhalb der behördlichen Systemumgebung,
in der sie ursprünglich entstanden sind, archiviert
werden können und verfügbar bleiben.
• Durch ein elektronisches Verfahren, welches die elektronische
Einsicht des zuständigen Archivs in die zur Aussonderung bereitgestellten
Daten ermöglicht, soll die archivische Bewertung des
Schriftguts unterstützt und rationalisiert werden.
• Aufgrund der oftmals sehr langen Aufbewahrungsfrist innerhalb
der aktenführenden Behörde muss die langfristige Lesbarkeit der
gespeicherten Daten auch hier gewährleistet sein. Damit ergeben
sich besondere technische Anforderungen an die Art der Datenspeicherung
und der verwendeten Datenformate innerhalb der e-
lektronischen Altregistratur. 35)
Mit dem Aussonderungskonzept elektronischer Akten wird ein Verfahren
beschrieben, das einen Teil des Lebenszyklus elektronischer Unterlagen
umfasst und sicherstellt, dass bei der elektronischen Aktenablage und
bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung elektronische Unterlagen von
bleibendem Wert auf Dauer (auch in elektronischer Form) aufbewahrt
werden können. Die Aussonderung sollte somit von vorneherein als eine
Phase des Lebenszyklus der elektronischen Akte verstanden werden.
Der Lebenszyklus der elektronischen Akte gliedert sich in folgende Phasen:
Phase I: Neuanlage einer Akte
Bereits beim Anlegen der elektronischen Akte müssen Metadaten gesetzt
werden, welche Steuerungsinformationen zum späteren Verbleib der Objekte
bzw. zu den Zeitpunkten des Übergangs in die nachfolgenden Phasen
des Lebenszyklus geben. Die entsprechenden Informationen sind
innerhalb des Systems im Aktenplan bzw. im Fristenkatalog zu hinterle-
35)
Diese Anforderungen gelten identisch für die anschließende Dauerspeicherung im
zuständigen Archiv.