Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 16
2.2 Ziel des Dokuments
Wesentliches Ziel des DOMEA ® -Konzepts ist die Einführung der elektronischen
Vorgangsbearbeitung und damit der elektronischen Akte. Diese
bildet dabei u. a. das Bindeglied zwischen internetfähigen Dienstleistungen
und den erforderlichen behördeninternen Prozessen und ist
somit elementarer Bestandteil der Realisierung von eGovernment in den
Behörden / Ämtern.
Elektronische Akte
als Bindeglied
An die Stelle von Papierakten sollen künftig behördliche Geschäftsprozesse
treten, die medienbruchfrei und vollständig elektronisch realisiert
werden können. Die elektronische Akte soll – soweit dies nicht in führenden
Fachverfahren erfolgt (s. auch Erweiterungsmodul „Anbindung von
Fachverfahren“) - in Vorgangsbearbeitungssystemen erzeugt, erfasst und
verwaltet werden. Für das elektronische wie auch das Papierschriftgut
gelten die in Gesetzen, Geschäftsordnungen sowie Richtlinien und Vorschriften
festgeschriebenen Anforderungen gleichermaßen.
Behördliche Unterlagen müssen auch in elektronischer Form den Kriterien
Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, Zusammenfassung aufgabenbezogener
und zusammengehöriger Schriftstücke, Nachvollziehbarkeit
und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Darüber
hinaus müssen auch elektronische Akten eine transparente und nachvollziehbare
Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen.
Elektronische Akten müssen, wie ihre Vorgänger im Papierformat, über
die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen. Diese
Ansprüche, die sich zum einen aus der Gesetzmäßigkeit des Verwaltungshandelns
und zum anderen aus der Notwendigkeit der Berücksichtigung
veränderter organisatorischer Rahmenbedingungen ergeben, behandelt
dieses Organisationskonzept, um den Mitarbeitern der Behörden
/ Ämter Klarheit bzw. Hinweise bei der behördenspezifischen Anpassung
entsprechender organisatorischer Regelwerke zu geben.
Rechtliche Anforderungen
an die elektronische
Akte