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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 148 7.3 Anlage 3 – Der Vorgangsbegriff In der Terminologie der öffentlichen Verwaltung wird der Begriff Vorgang in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet. 55 • Vorgang in der Objektsicht (dokumentbezogene Sicht) Stehen im Mittelpunkt der Betrachtung die einzelnen Objekte der Bearbeitung des Vorgangs, beschreibt der Begriff Vorgang die Gesamtheit des diese Einzelmaßnahme betreffenden Schriftguts. Die kleinste Einheit des Schriftguts stellt das Schriftstück in Form von Eingangsschreiben, Aktenvermerken u. a. dar. Im Sprachgebrauch der Informationstechnik wird in diesem Zusammenhang häufig von Dokumenten gesprochen, die sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form als Datei vorliegen können. Inhaltlich zusammengehörende Schriftstücke werden in einem Vorgang chronologisch geordnet zusammengefasst. Die Akte bezeichnet eine nach bestimmten Kriterien geordnete Zusammenfassung von Schriftstücken und/oder zu den Akten gelegten Vorgängen. • Vorgang in der Prozesssicht In der Prozesssicht beschreibt der Terminus Vorgang die kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen, maßnahmebezogenen Arbeitsergebnis 56 , d. h. eine konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Behörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Im Vordergrund dieser Sichtweise steht der Ablauf bzw. Prozess der Bearbeitung des Vorgangs. Der Vorgang beschreibt dann eine Folge von Bearbeitungsschritten (z. B. Nachweis des Posteingangs, Mitzeichnung), die von einem Bearbeiter oder mehreren Bearbeitern in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. 55 56 Vgl. Knaack 1996, S. 8 ff. Goeth 1988, S. 13.
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 149 Objektsicht Der Vorgang umfaßt Gesamtheit des diese Einzelmaßnahme betreffenden, chronologisch geordneten Schriftguts. Schriftstücke Vorgang Akte Elektronische und Papierdokumente Prozeßsicht Der Vorgang beschreibt eine Folge von Bearbeitungsschritten, die von einem Bearbeiter oder mehreren Bearbeitern in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Eingangsempfänger Herr Meier Sichtvermerk anlegen Registrator Frau Schulz Vorgang zuordnen Bearbeiter Herr Müller Antragsprüfung Abbildung 17: Prozess- und Objektsicht eines Vorgangs
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