Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 69
Am Beispiel der allgemeinen Abwicklung von Antragsverfahren zur Gewährung
öffentlicher Leistungen werden – anhand der zugrunde liegenden
Geschäftsprozesse – die im Zuge der Vereinnahmung von Bearbeitungsgebühren
notwendigen Abläufe zwischen den Prozessbeteiligten
(Bürger, Verwaltung) erläutert und als Transaktionen zwischen den beteiligten
IT-Systemen (VBS, ZVP) näher dargestellt. Zusätzlich werden die
Anforderungen an die Integration beider Systeme abgeleitet, die hinreichend
allgemein formuliert sind, um auch auf die Anbindung vergleichbarer
ePayment-Lösungen anderer Anbieter übertragen werden zu können.
Formularmanagementsysteme (FMS)
Es ist u. A. die Aufgabe eines Formularmanagementsystems, die Kommunikationskette
zu externen Beteiligten zu schließen. Mit einem FMS
tritt dadurch eine entscheidende Verbesserung des elektronischen Kommunikationskanals
ein:
Die übermittelten Daten sind durch den formulargebundenen Charakter
bereits in dieser frühen Phase der Datenerfassung validierbar und liegen
in einer maschinenverarbeitbaren, strukturierten Form vor. Dies erleichtert
die anschließende Verarbeitung in nachgelagerten Bearbeitungssystemen
erheblich. Vor diesem Hintergrund wird klar, dass eine Schnittstelle
geschaffen werden muss, die eine medienbruchfreie Bereitstellung
strukturierter und valider Daten für das VBS gewährleistet.
Der klassische Weg, Formulare vollständig papiergebunden bei einer
Behörde einzureichen, kann zwar mit Unterstützung eines Formularservers
erfolgen, die weitere Bearbeitung ist jedoch unabhängig von einer
Schnittstelle zwischen FMS und VBS. Papierformulare müssen wie alle
übrigen Papierdokumente über einen Scan-Prozess in eine elektronische
Form überführt und in der elektronischen Akte registriert werden. 30) Werden
Formulareinhalte jedoch vollständig in elektronischer Form übermittelt,
ist sowohl die Implementierung einer Schnittstelle zwischen FMS und
VBS erforderlich als auch eine Konzeption der zukünftigen (elektronischen)
Eingangsbehandlung erforderlich.
Für die Schnittstelle zwischen dem FMS und dem VBS ist zu berücksichtigen,
dass zunächst die notwendigen Primärdaten (Dokumente) übertragen
werden müssen. Um sicherzustellen, dass diese im VBS registriert
werden können sind sie im sachlogischen Zusammenhang mit ihren Metadaten
zu übertragen. Das Erweiterungsmodul „Formularmanagement
30)
Vgl. Erweiterungsmodul „Scan-Prozesse“ zum DOMEA ® -Konzept 2.1, Dokumentenmanagement
und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Schriftenreihe
der KBSt, Band 64, Oktober 2004