Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 85
Abbildung 5 : Lebenszyklus, Phase III
Details zu den anzustoßenden Prozessen finden sich im Erweiterungsmodul
zum Organisationskonzept 2.1 „Aussonderung und Archivierung
elektronischer Akten“ 36 ) .
Im Hinblick auf die revisionssichere Speicherung von Dokumenten, Vorgängen
und Akten in der aktenführenden Behörde werden im Erweiterungsmodul
„Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten“
konkrete Hinweise gegeben, welche Anforderungen an eine revisionssichere
Speicherung der Daten bestehen und wie diese umgesetzt werden
können.
Mit dem Einsatz von Archivierungssystemen werden grundsätzlich folgende
Ziele angestrebt:
1. Revisionssichere Speicherung von Daten und Dokumenten
2. Reduzierung der Kosten für Speichermedien
3. Erhöhung der Performanz eines Vorgangsbearbeitungssystems
Die Archivierung von Dokumenten ist unter den o. g. Aspekten als ein
wichtiger Bestandteil eines VBS anzusehen und muss im Rahmen der
Einführung eines VBS die notwendige Beachtung finden.
Phase IV: Verfahren der Aussonderung und Abgabe (Übergabe an
die Archivbehörde)
In einem elektronischen Vorgangsbearbeitungs- oder Dokumentenmanagement-System
muss die Aussonderungsschnittstelle eine regelmäßige,
fristengesteuerte Aussonderung von Unterlagen ermöglichen. Nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist sind die elektronischen Akten dem zuständigen
Archiv anzubieten.
Mit dem neu entwickelten zweistufigen Verfahren der Aussonderung wird
dieser Vorgang in wesentlichen Teilen in den Verantwortungsbereich des
zuständigen Archivs verlagert. Diese wesentliche Neuerung des Verfahrens
bietet wesentliche Vorteile für beide Seiten:
• Die aktenführende Stelle wird zukünftig entlastet, da der zu leistende
organisatorische und personelle Aufwand im Zusammenhang
mit der Aussonderung erheblich reduziert wird.
36)
s. Schriftenreihe der KBSt, Band 66, Oktober 2004