Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 86
• Dem zuständigen Archiv wird eine kontinuierliche Einsichtnahme
in den Aktenbestand der elektronischen Altregistratur ermöglicht.
Dies erleichtert die archivische Bewertung der Aktenbestände.
• Das zuständige Archiv wird in die Lage versetzt, archivierungsrelevante
Metadaten direkt, z.B. in Aktenplänen, fortzuschreiben.
Behörde
z. B. Bundesarchiv
VBS
Elektronische
Altregistratur
Einsichtnahme
Übernahme /
Abgabe
Zuständiges
Archiv
Übernahme von Datenbeständen durch das zuständige Archiv
(ggf. ohne Mitwirkung der aktenführenden Stelle)
Kontinuierliche Einsichtnahme in den Datenbestand möglich
(lesender Zugriff)
Fortschreibung / Anpassung des Fristenkatalogs
(lesender und schreibender Zugriff)
Fortschreibung / Anpassung des Bewertungskatalogs
(lesender und schreibender Zugriff)
Abbildung 6: Lebenszyklus Phase lV: Einsichtnahme der Archivbehörde und
Übernahme
Auszusondernde Akten, Vorgänge und Dokumenten müssen einschließlich
ihrer Metainformationen übermittelt werden. Die auszusondernden
Vorgänge und Dokumente müssen darüber hinaus sämtliche Prozessinformationen
(Vermerke, Verfügungen, Zeichnungen, Laufwegsinformationen)
enthalten. Die Dokumente werden dem Archiv zuständigen in einem
langzeitarchivierungsfähigen Bildformat übergeben. Metainformationen
werden grundsätzlich im XML-Format zur Verfügung gestellt.
Das Verfahren sieht folgende 2 Stufen vor:
Stufe 1:
Als Vorstufe zum Aussonderungsverfahren legt das zuständige Archiv
die jeweilige Aussonderungsart in einem Bewertungskatalog auf Aktenplanebene
fest. Der Katalog wird im System hinterlegt oder beim Anlegen
einer Akte durch die Registratur umgesetzt. Die Aussonderungsart kann
den Status „A“ (archivwürdig), „B“ (vom zuständigen Archiv zu bewerten)
oder „V“ (von der Behörde zu vernichten) einnehmen.