Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 61
inhaltliche Bearbeitungsfortschritt von der konventionellen Schriftgutverwaltung
nicht erfasst wird, sind zur Klärung der Fragen, welche Stellen
einen Entwurf bereits mitgezeichnet haben, und wo der Entwurf gerade
zur Mitzeichnung vorliegt, zeitaufwendige und umständliche persönliche
oder telefonische Rücksprachen erforderlich.
4.2.2.6 Entwurfskommentierung und Mitzeichnung
Wird bei der Mitzeichnung im Umlaufverfahren von einem Mitzeichnenden
ein Änderungsvorschlag gemacht, nachdem andere Stellen bereits
mitgezeichnet haben, so wird ein erneuter Umlauf des geänderten Vorschlags
notwendig. Dies ist selbst dann erforderlich, wenn die Änderung
unstrittig ist, da nur so die Zustimmung der Beteiligten zum geänderten
Entwurf erfolgen kann. Gerade bei unstrittigen Änderungen ist dieser zusätzliche
Koordinations- und Zeitaufwand kaum zu rechtfertigen.
4.2.2.7 Verwaltung von Schriftgut
Beim Einsatz von konventionellen Hilfsmitteln wie Karteien und Verzeichnissen
werden im Normalfall Metainformationen zum Schriftgut redundant
erfasst, um eine Recherche im Schriftgutbestand nach unterschiedlichen
Recherchekriterien zu ermöglichen. Gleichwohl kann bei der
Recherche immer nur eindimensional nach einer Metainformation gesucht
werden. Außerdem lassen sich häufig "gewünschte Informationen
bzw. Akten und Dokumente nicht aus den Registraturhilfsmitteln ... ermitteln,
sondern sind Ergebnis des `guten Gedächtnisses´ des Registrators.
Die personelle Abhängigkeit des Erfolgs einer Recherche wird insbesondere
bei Abwesenheit des Registrators zum Problem" 26) . Seitens
der bearbeitenden Stellen wäre ein direkter Zugang zur Registratur wenigstens
zu Recherchezwecken im "eigenen" Aktenbestand hilfreich, und
das Finden und Bereitstellen von Schriftstücken könnte verbessert werden,
wenn außer dem Aktenzeichen und allgemeinen kontextbezogenen
Recherchemerkmalen auch ein inhaltsbezogenes Suchen möglich wäre.
Bei der Zuordnung von Schriftgut zum Aktenbestand ergibt sich das
Problem, dass dieses häufig mehreren Sachzusammenhängen zuzuordnen
ist. Dies kann nur durch aufwendiges Fertigen von Kopien und durch
Verweise erfolgen.
Die Aufgabe des Verbleibsnachweises von Akten gestaltet sich häufig
schwierig, da diese in der Praxis auch ohne Kenntnis der aktenverwaltenden
Stelle von einem Bearbeiter an den nächsten weitergegeben
26)
Knaack, Ildiko, Handbuch IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung,
S. 38 ff.