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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 28 beitungsstand zu informieren und bei Bedarf geeignete Maßnahmen einzuleiten. • Verbesserte Flexibilität: Durch den Einsatz eines Vorgangsbearbeitungssystems wird eine dezentrale Sachbearbeitung möglich, obwohl die notwendigen Bearbeitungsschritte eines Geschäftsgangs voneinander abhängen und miteinander verzahnt sind. Es ergeben sich durch den Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen neue Möglichkeiten der Koordinierung der Zusammenarbeit. Die Flexibilität der Verwaltungsarbeit nimmt zu. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Unterstützung von Telearbeitsplätzen, da die zur Geschäftserledigung notwendigen Unterlagen ortsunabhängig zur Verfügung stehen.
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 29 3.3 Strukturierter und unstrukturierter Prozess Für die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung und die Definition von Prozessen innerhalb eines Vorgangsbearbeitungssystems ist die Unterscheidung von im Wesentlichen zwei Grundtypen hilfreich: • Unstrukturierte Prozesse (planende oder auch Ad-hoc-Prozesse) • Strukturierte Prozesse (antragsbearbeitende Prozesse) Grundsätzlich sind in jedem Behördentyp sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse anzutreffen. Der Unterschied besteht insbesondere in der Höhe des Anteils an beiden Prozesstypen bei den Kernprozessen einer Behörde / eines Amtes. Aufgabentyp und Behördentyp Die Ministerialverwaltung ist als planende Verwaltung überwiegend durch unstrukturierte, allenfalls teilstrukturierte Prozesse gekennzeichnet. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Behörden / Ämtern, öffentlichrechtlichen Anstalten, Forschungseinrichtungen, etc., die durch Mischformen strukturierter und unstrukturierter Prozesse gekennzeichnet sind. Vorherrschender Aktentyp IT-Unterstützungspotential Grad der Kooperation Bearbeitungsweg und Beteiligte Aufgabentyp Strukturierte Prozesse Fallakte Workflow- Funktionalitäten (Steuerung und Überwachung des Arbeitsprozesses) eher gering festgelegt Aufgaben des Verwaltungsvollzugs Unstrukturierte Prozesse Sachakte Nachvollzug der Bearbeitungshistorie Versionsverwaltung DMS-Funktionalitäten eher hoch wechselnd ad hoc gesteuert planende Aufgaben Abbildung 2 - Strukturierte Prozesse vs. unstrukturierte Prozesse Aufgaben des Verwaltungsvollzugs zeichnen sich durch einen hohen Anteil strukturierter Prozesse aus, der sich aus dem Aufgabengebiet der fallbezogenen Antragsbearbeitung ergibt. Gleichwohl gibt es auch in den entsprechenden Verwaltungen einen, wenn auch geringeren Anteil an unstrukturierten Prozessen.
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