Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 130
Begriff
Organisationspostkorb
Passiver Datenbestand
Peer-To-Peer
Physikalisches Löschen
Primärdaten
Primärinformationen
Protokolldaten
Prozessinformationen
Erläuterung
Ein Organisationspostkorb dient der Ablage von E-Mail
Eingängen, die fachlich oder aufgrund unmittelbarer Zuständigkeit
einer bestimmten Organisationseinheit zuzuordnen
sind. Er kann grundsätzlich von extern und/oder
durch interne Organisationseinheiten adressiert werden.
Der Zugriff auf diesen Organisationspostkorb bzw. die
Verteilung von Eingängen ist entsprechend behördeninterner
Erfordernisse zu organisieren.
Der Passive Datenbestand umfasst diejenigen Daten,
die zwar noch in der Behörde aufbewahrt, aber aufgrund
unterschiedlicher Kriterien nicht für einen unmittelbaren
Zugriff vorgehalten werden müssen. ⇒ Aktiver Datenbestand.
⇒ Anwendungsnutzung
Vernichtung des gesamten Datenträgers z. B. durch Einschmelzen,
Verbrennen, Schreddern. ⇒ Logisches Löschen
⇒ Primärinformationen
Primärinformationen beschreiben den eigentlichen Inhalt
eines Dokuments. Sie können sowohl in analoger Form
als Inhalt eines Papierdokuments oder in digitaler Form
als Inhalt eines elektronischen Dokuments (Datei) vorliegen.
⇒ Prozessinformationen
Bearbeitungs- und Protokollinformationen sind im Gegensatz
zu ⇒ Primärinformationen und ⇒ Metainformationen
dynamische Daten, die sich im Zeitablauf ändern.
Bearbeitungsinformationen wie ⇒ Verfügungen
und ⇒ Geschäftsgangvermerke werden von Mitarbeitern
während der Bearbeitung des Vorgangs einzeldokumentbezogen
bzw. zum ⇒ Vorgang angelegt. Protokollinformationen
werden in Abhängigkeit vom IT-Unterstützungsgrad
vom System automatisch generiert. Hierzu
zählen z. B. der aktuelle Standort des Vorgangs, der
Zeitpunkt der Zuordnung eines Dokuments zu einem
Vorgang, der Zeitpunkt der Generierung eines ⇒ Dokuments
etc.