Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 38
chenden Basiskomponente, wie sie von BundOnline für Bundesbehörden
angeboten wird. Dies bedeutet, dass nicht die zur Verfügung stehende
Software Grundlage der organisatorischen Betrachtung ist, sondern nur
die bereitgestellte Funktionalität. Andere Systeme, die den erforderlichen
Funktionsumfang bereitstellen, sind damit ebenfalls berücksichtigt.
Als Fazit bleibt, dass die zunehmende Anzahl elektronischer Eingänge
bei gleichzeitigem Festhalten an althergebrachten (i. d. R. papierbasierten)
Prozessen und aufbauorganisatorischen Gegebenheiten zu erheblichen
personellen und finanziellen Mehrbelastungen führt bei gleichzeitig
sinkendem Vertrauen in die Konsistenz von Akten und Vorgängen. Wichtige
neue Themen wie elektronische Signatur, Verschlüsselung, automatisierte
Auskünfte auf Anfragen zum Stand einer Sache usw. können unter
diesen Bedingungen nicht kostengünstig realisiert werden.
4.1.3 Organisatorische Lösungsalternativen
Es ist davon auszugehen, dass sich die Anteile zwischen papierbasierter
und elektronisch übermittelter Post weiter zugunsten der elektronischen
verschieben werden. Gleichwohl wird es weiterhin Papiereingänge geben,
so dass Möglichkeiten vorzusehen sind, diese ebenfalls künftig zu
bearbeiten.
Ziel einer organisatorischen Lösungsalternative muss es sein, zum einen
die Vorteile und Automatisierungspotenziale elektronischer Eingangsbehandlung
wirksam werden zu lassen, zum anderen aber auch die Prozesse
der papierbasierten Eingangsbehandlung zu berücksichtigen und
zu optimieren.
Automatisierungs -
potenziale müssen
genutzt werden.
Im vorhergehenden Abschnitt wurden folgende Problembereiche identifiziert:
• Papiereingänge werden zentral empfangen und zeitaufwändig mittels
Boten über Posteingangsstelle und (sofern vorhanden) Registratur
an den Eingangsempfänger geleitet. Der Anteil papierbasierter
Eingänge wird deutlich zurückgehen.
• Elektronische Eingänge werden überwiegend dezentral empfangen,
ihr Anteil nimmt zu. Die Verteilung bzw. Ablage dieser Eingänge erfolgt
redundant über E-Mail-Konten, File-Server-Ablagen, Groupwaresysteme
bzw. Fachverfahren. Zusätzlich werden oft Dokumente
ausgedruckt und zu parallel laufenden Papierakten genommen.
• Zusammengehörende Eingänge verschiedener Medien können nur
mit großem Aufwand konsistent zusammengeführt werden.
Als (technische) Prämisse für die folgenden organisatorischen Lösungsalternativen
gilt, dass ein Vorgangsbearbeitungs- oder zumindest ein Do-