Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 46
nem Verantwortungsbereich aktiv informiert, hierbei kann er durch entsprechende
Recherchetools wirksam unterstützt werden.
4.1.4 Technische Umsetzungsmöglichkeiten
In Papierform vorliegende Schriftstücke sind in eine elektronische Form
zu überführen bzw. zumindest durch ihre Metainformationen in einer
Hybridakte nachzuweisen.
Die elektronischen Eingänge als zweite mögliche Form sind aus technischer
Sicht deutlich variantenreicher als im Falle der Papierform. Grundsätzlich
können zwei Kategorien nach dem Format der Primärinformation
gebildet werden:
• Coded Information (CI) und
• Non Coded Information (NCI) 19) .
Zu den Repräsentanten von externen Eingängen im CI-Format zählen
insbesondere E-Mails sowie Daten aus elektronischen Formularen, wie
sie beispielsweise in einem Internet-Auftritt einer Behörde eingebunden
sein könnten. Primärinformationen in diesem Format zeichnen sich dadurch
aus, dass sie ohne Weiteres maschinell auswertbar und (inhaltlich)
weiterverarbeitbar sind. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn
aus den Primärinformationen erste Meta- und Bearbeitungsinformationen
extrahiert bzw. abgeleitet werden müssen.
Ausprägungsformen von externen Eingängen im NCI-Format dagegen
sind Fax-Dokumente (bei Einsatz eines elektronischen Fax-Servers) oder
sog. Images als bildliche Repräsentationen von Schriftstücken, die durch
Scannen erzeugt werden. Auch externe Eingänge in Papierform liegen
nach deren Erfassung bzw. Digitalisierung in diesem Format vor. Im Gegensatz
zum CI-Format ist dieses Format dadurch charakterisiert, dass
eine inhaltliche Auswertung und Weiterverarbeitung zunächst maschinell
nicht möglich ist. Sollte dies erforderlich sein, ist eine Umwandlung in das
CI-Format durch Anwendung von OCR- oder ICR-Technologien erforderlich.
Das Ziel der Eingangsbearbeitung muss darin bestehen, diesen Teilprozess
mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad auszustatten, da
gerade im Bereich der Eingangsbearbeitung das Automatisierungspotenzial
am umfangreichsten ist. Das gilt insbesondere für die Antragsbearbeitung
(strukturierte Vorgänge), bei der externe Eingänge einem Vor-
Optimierungspotenziale
bei der Eingangsbearbeitung
19)
Informationen bzw. Dokumente können in kodierter - kurz als CI (Coded Inform ation)
bezeichnet - und in nicht kodierter Form - kurz als NCI (Non Coded Information) bezeichnet
- vorliegen.