Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 95
der Mitarbeiter verbunden ist – spielt die Akzeptanz der betroffenen
Mitarbeiter eine entscheidende Rolle.
• Organisationsuntersuchung/Kommunikationsanalyse
Idealerweise werden in den meisten Behörden mittlerweile Organisationsuntersuchungen
mit dem Ziel durchgeführt, die Personalausstattung
an die Aufgabenstruktur anzupassen. Dies beinhaltet neben der
Durchführung einer Aufgabenkritik die Feststellung der notwendigen
Personalausstattung, die Überprüfung der Leitungsspanne sowie die
Anpassung der Aufbauorganisation. In diesem Zusammenhang sollten
auch die Schnittstellen sowie die Kommunikationsbeziehungen
der untersuchten Organisationseinheiten untereinander betrachtet
werden.
Bei der Auswahl der Pilotbereiche kann es daher von besonderer Bedeutung
sein, diejenigen Organisationseinheiten zu gewinnen, deren
Aufgaben bereits in der Organisationsuntersuchung erhoben worden
sind. Hierdurch können die Belastungen im Rahmen der weiterhin anstehenden
Aufgaben für die Mitarbeiter (Mitwirkung bei der Erstellung
des organisatorischen Feinkonzepts) reduziert werden.
Darüber hinaus ist insbesondere in den Behörden, deren Geschäftsprozesse
unstrukturiert i. S. einer Ad-hoc-Steuerung durch den Bearbeiter
erfolgen, eine Kommunikationsanalyse sinnvoll. Diese sollte
durchgeführt werden, um die Organisationseinheiten innerhalb einer
Abteilung vorrangig auszustatten, deren Kommunikationsbeziehungen
am größten sind.
Akzeptanz der Mitarbeiter
als Erfolgsfaktor
Notwendigkeit einer
Kommunikations -
analyse
• Schulung und Kenntnisse der Mitarbeiter
In einer Vielzahl von Behörden sind die IT-Verantwortlichen i. S. einer
Daueraufgabe mit der Umstellung und Anpassung ihrer IT-Systeme
befasst (s. auch Leitfaden für die Migration von Basissoftwarekomponenten
auf Server- und Arbeitsplatzsystemen, s. www.kbst.bund.de).
Dies erfordert einen erhöhten Schulungsaufwand für die Mitarbeiter.
Im Rahmen der Auswahl der Pilotbereiche kommt es daher darauf an,
die Organisationseinheiten zu gewinnen, die eine hinreichende Anwendererfahrung
im Umgang mit der Standardsoftware aufweisen.
Referate, die gerade erst mit der entsprechenden IT ausgestattet
werden bzw. deren Schulungsmaßnahmen nicht mindestens drei Monate
zurückliegen, sollten nicht berücksichtigt werden.