Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 77
4.3.3.4 Zusammenfassung der Postausgangsstelle mit der Registratur
Analog zur Zentralisierung/Zusammenfassung der Postein- und -ausgangsstelle
ist auch die Zusammenfassung der Postausgangsstelle mit
der Registratur eine mögliche Lösungsalternative zur Erreichung einer
effektiven Postausgangsbehandlung. Diese Alternative wird bereits im
Rahmen der Eingangsbehandlung bei der Schaffung eines zentralen Informationsservice
skizziert (vgl. Kapitel 3.1). Zwar gilt bei dieser Lösungsalternative,
dass die Aufgaben der zu verschmelzenden Organisationseinheiten
weniger Verwandtschaft aufweisen als dies für Posteingangs-
und -ausgangsstelle gilt. Dafür ist die Vereinigung beider Organisationseinheiten
aber aus prozessualer Sicht sinnvoll. Die Mitarbeiter der
neuen Organisationseinheit sind dabei sowohl für den Versand der Papierausgänge
als auch für die Zuordnung der elektronischen und papiergebundenen
Postausgänge zum elektronischen Aktenbestand verantwortlich
und verrichten somit stärker ganzheitlich orientierte Aufgaben.
4.3.3.5 Interner Informations-Service
Mit der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen wird der bestehende
Papieraktenbestand in den Registraturen nicht mehr zu-, sondern
abnehmen, die Zahl der Zugriffe auf diesen Bestand wird kontinuierlich
sinken. Insofern ist es sinnvoll, die dezentralen Registraturen einer Behörde
inklusive der Altschriftgutverwaltung zu einer Organisationseinheit
zusammenzufassen. Darüber hinaus kann auch die Scan-Stelle mit der
Registratur organisatorisch zu einem Internen Informations-Service zusammengefasst
werden. Dieser Bereich kann u. a. folgende Aufgaben
übernehmen:
Prozessoptimierung
• Öffnen, Scannen und Erfassen der Papiereingänge
• Empfang, Erfassen und Weiterleiten der zentralen elektronischen
Eingänge inkl. der gescannten Eingänge an die Eingangsempfänger
(Ablage im dezentralen Postkorb des Bearbeiters bzw. der Organisationseinheit
im Vorgangsbearbeitungssystem, da dort die inhaltliche
Erfassung vorgenommen werden muss)
Neue Aufgaben für
Registratur und
Posteingangsstelle
• Übergabe der Metadaten der Eingänge an alle nachfolgenden Systeme
über eine standardisierte Schnittstelle (Vermeidung von Mehrfacherfassungen)
• Signaturprüfung bzw. -erstellung sowie Ent- bzw. Verschlüsselung 33)
33)
s. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.1 “Virtuelle Poststelle und Vorgangsbearbeitungssysteme“;
Schriftenreihe der KBSt, Band 62, November 2005