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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 110 In der folgenden Übersicht werden die Vor- und Nachteile der genannten Einführungsalternativen zusammenfassend gegenübergestellt: Zeitbedarf • Gesamtprojekt • Teilprojekte Stufenkonzept (Standard) Hoch Mittel Stufenkonzept Modifikation Geringer Mittel Schulung • Durchführung Für jedes Teilprojekt eigene Schulung erforderlich • Vorbereitung Jeweils eigenständiges Schulungskonzept erforderlich • Schulungsansatz Orientierung an Nutzergruppen Organisation • Konzept Jeweils eigenständiges Konzept erforderlich • Anpassung Kaum bzw. nur erschwert möglich Nachweis der Wirtschaftlichkeit • Zeitpunkt Spät (nach erfolgter Ressourcenbelastung Projektmitglieder Realisierung des Gesamtprojektes) Hoch Schulungsmaßnahme in einem inhaltlichen Gesamtkonzept Ein Schulungsgesamtkonzept Orientierung an den Arbeitsabläufen möglich Einheitliches organisatorisches Konzept Im Rahmen der Rollouts gut anzupassen Früher (bereits nach Realisierung eines Teilprojekts) geringer Tabelle 3- Vor- und Nachteile der Stufenkonzepte
DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 111 6 GLOSSAR Begriff Abgabe (Aussonderungsportion) Abgabeverzeichnis AGO Akte Aktenbestand Aktenbestandsverzeichnis Aktenbildung Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns Aktenplan Aktenplankennzeichen Erläuterung ⇒ Papierakten, elektronische ⇒ Akten oder ⇒ Aktenschnitte, deren Bearbeitung abgeschlossen ist und die dem ⇒ Archiv nach Abschluss des ⇒ archivischen Bewertungsverfahrens in Papierform oder in elektronischer Form übergeben werden Verzeichnis, der an das zuständige Archiv abgegebenen Akten. Bei ⇒ VBS kann das Abgabeverzeichnis automatisch erzeugt und dem Archiv zusammen mit den e- lektronischen Akten übergeben werden. Allgemeine Geschäftsordnung. Beschreibt die wesentlichen Prinzipien behördlicher Aufbau- und Ablauforganisation für die (obersten) Landesbehörden eines Landes, viele Regelungen entsprechen der ⇒ GGO Geordnete Zusammenstellung von ⇒ Dokumenten und ⇒ Vorgängen, die bei der Erledigung einer Sache entstehen, mit eigenem ⇒ Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung (⇒ Aktentitel). Eine Akte kann mehrere Bände (⇒ Band) umfassen. Gesamtheit des Schriftgutes einer aktenführenden Stelle Verzeichnis, der an das zuständige Archiv abgegebenen Akten. Bei ⇒ VBS kann das Abgabeverzeichnis automatisch erzeugt und dem Archiv zusammen mit den e- lektronischen Akten übergeben werden Zusammenführung der zu einem Gegenstand oder Sachverhalt anfallenden Schriftstücke und Vorgänge zu bearbeitungsgerechten Einheiten, d. h. zu ⇒ Akten. Elementares Prinzip einer rechtsstaatlichen Verwaltung. Der Stand einer Sache muss jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich sein. Die Aktenmäßigkeit ist wesentliche Voraussetzung für Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns. Wichtigstes Instrument für die Verwaltung von Schriftgut. Aufgabenbezogenes mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung für das Bilden und Kennzeichnen von ⇒ Akten und das Zuordnen von Schriftstücken (Aufbau und Beispiel eines Aktenplan s. ⇒ RegR) Niedrigste Gliederungsstufe eines ⇒ Aktenplans
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