Konzept
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DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 49<br />
Die Ablage der Originaldokumente ist dabei so zu organisieren, dass ein<br />
Wiederauffinden anhand von Metainformationen kurzfristig möglich ist.<br />
Auch hier kann ein Barcode genutzt werden, der auf das Eingangsdokument<br />
beim Scannen aufgedruckt wird und die Dokumentnummer im Klartext<br />
enthält. Die betreffenden Eingänge werden anschließend chronologisch<br />
abgehängt und können so schnell zugeordnet werden.<br />
Die Behandlung der Originaldokumente wird im Erweiterungsmodul<br />
Scan-Prozesse vertieft. Dort werden auch Fragestellungen zur Vernichtung<br />
papiergebundener Eingänge nach dem Scannen erörtert, die an<br />
dieser Stelle nicht weiter ausgeführt werden.<br />
4.1.4.4 Externe Eingänge in elektronischer Form<br />
Die Gewinnung von Metainformationen bei Eingängen in elektronischer<br />
Form richtet sich, wie bereits festgestellt, nach dem Format (CI- oder<br />
NCI-Format). Es ist nicht in jedem Fall notwendig, das gesamte Dokument<br />
zu scannen, um Metadaten automatisch gewinnen zu können. Die<br />
für Zuordnung bei Antragsverfahren notwendigen Daten wie Einsender<br />
oder das Aktenzeichen befinden sich in der Regel im Bereich des Briefkopfs.<br />
Daher muss auch nur in diesem Bereich eine OCR-Wandlung erfolgen,<br />
um bspw. das Aktenzeichen zu identifizieren und den Eingang<br />
einem Vorgang bzw. dem zuständigen Bearbeiter automatisch zuordnen<br />
zu können.<br />
Das heißt, dass der Grad der inhaltlichen Strukturierung der Dokumente<br />
bestimmt, wie sich der Inhalt bzw. die zu extrahierenden Informationen<br />
maschinell erschließen lassen. Standardisierte Informationsobjekte wie<br />
beispielsweise Formulare oder mit den Kommunikationspartnern verbindlich<br />
vereinbarte Datenstrukturen im elektronischen Datenaustausch bieten<br />
hierbei das größte Automatisierungspotenzial.<br />
Eine weitere Möglichkeit besteht durch die Nutzung der Einsenderdaten<br />
wie E-Mail-Adressen, Telefon- und Fax-Nummern etc., über die eine geeignete<br />
Klassifikation/Zuordnung der Eingänge auf den zuständigen Bearbeiter<br />
erfolgen kann.<br />
Auch bei elektronischen Eingängen ist zu berücksichtigen, welche Vorschriften<br />
zur Aufbewahrung des Eingangs zu erfüllen sind, da auch hier<br />
die Aufbewahrung im Originalformat erforderlich sein kann. Vor einer<br />
Transformation in ein anderes Format ist der Eingang somit im Originalformat<br />
persistent zu speichern. Hierzu sind geeignete Archivsysteme zu
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