Konzept

DOMEA®-Organisationskonzept 2.1 145
chen und allgemeinen kontextbezogenen Recherchemerkmalen
auch ein inhaltsbezogenes Suchen möglich wäre. 52
Bei der Zuordnung von Schriftgut zum Aktenbestand ergibt sich
das Problem, dass dieses häufig mehreren Sachzusammenhängen
zuzuordnen ist. Dies kann nur durch aufwendiges Fertigen
von Kopien und durch Verweise erfolgen.
Die Aufgabe des Verbleibsnachweises von Akten gestaltet sich
häufig schwierig, da diese in der Praxis auch ohne Kenntnis der
aktenverwaltenden Stelle von einem Bearbeiter an den nächsten
weitergegeben werden. Hierdurch gestaltet sich auch die Suche
nach in der Bearbeitung befindlichem Schriftgut sehr aufwendig.
Die Überwachung von Terminen und Fristen (beispielsweise Wiedervorlagetermine
und Aufbewahrungsfristen) durch herkömmliche
Hilfsmittel wie Fristenkalender und Wiedervorlageregal ist
aufwendig und fehleranfällig 53 , so dass der Bearbeiter häufig diese
Fristen zusätzlich überwacht. 54
Zeichnen, Schlusszeichnen, Schlussbehandlung und Postausgang
Wie beim Weiterleiten im Geschäftsgang stellt auch bei der
Zeichnung durch vorgesetzte Stellen die Weitergabe über den
Botendienst eine Verzögerung des Gesamtablaufs dar. Werden
zudem im Rahmen der Zeichnung durch die Vorgesetzten umfangreiche
Änderungen am Entwurf notwendig, so ist gegebenenfalls
ein Reinentwurf zu fertigen, so dass es auch hier zu einer
weiteren Verzögerung und zu zusätzlichem Arbeitsaufwand
kommt, der jedoch nicht zur Verbesserung des Gesamtergebnisses
beiträgt.
7.2 Anlage 2 - Informationsarten in der Vorgangsbearbeitung
Die für die Vorgangsbearbeitung relevanten Informationen können wie
folgt charakterisiert werden.
• Primärinformationen
52
53
54
Vgl. Engel 1996, S. 28.
Wird beispielsweise ein Vorgang, bei dem eine Wiedervorlagefrist läuft, durch einen
anderen Bearbeiter angefordert, so besteht die Gefahr, dass dieser dem Bearbeiter
nicht rechtzeitig zum Wiedervorlagetermin zugeleitet wird, da er vorzeitig aus dem
Wiedervorlageregal entnommen wurde.
Vgl. Knaack 1996, S. 39.